Virginie Allain

Unterricht von Englisch für Grundschulekinder in einem Brennpunktumfeld, erforderte Flexibilität, Empathie und ständiges Umschalten zwischen Aufgaben. Spontane Entwicklung und Anpassung von Unterrichtsplänen in dynamischen, unvorhersehbaren Klassensituationen. Unterstützung von neurodiversen und förderbedürftigen Schülerinnen, mit Geduld, Kreativität und individuell zugeschnittenen Ansätzen. Leitung einer außerschulischen Französisch-AG für ältere Schülerinnen zur Förderung von Sprach und Kulturinteresse.

Diese Stelle habe ich gewählt, um mich in einem vollständig deutschsprachigen Arbeitsumfeld herauszufordern und meine lokale Berufserfahrung auszubauen. Buchungen von Kreuzfahrten, Flügen und organisierten Reisen, oft unter Zeitdruck und mit komplexer Logistik. Kommunikation mit deutsch, französisch und englischsprachigen Kund*innen, Dienstleistern und Teams über verschiedene Plattformen. Bearbeitung von Vertragsunterlagen, einfache Buchhaltung , Arbeit mit Systemen wie Sage, MyJack und Bistro.

Unterstützung von CEO, CFO und COO (auch General Counsel) in einer Phase überwiegender Remote-Arbeit. Trotz Homeoffice baute ich vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen auf und sicherte Struktur sowie Reaktionsfähigkeit über Zeitzonen (Berlin–New York). Kalender- und Reisemanagement, vertrauliche Dokumente, Organisation von Vorstandssitzungen, interne Kommunikation (All-Hands, Gesundheit, Newsletter) sowie Planung von Investoren-Events, Offsites und Hauptversammlung.

Assistenz für CEO, COO und CTO in einem wachsenden Fintech-Startup. Unterstützung bei Teamwachstum und Strukturveränderungen. Kalender und E-Mail-Management mit Priorisierung in einem dynamischen Umfeld. Protokollführung und interne Kommunikation (All-Hands, Leadership-Check-ins). Reiseorganisation, Spesen, tägliche Führungskräfte-Assistenz. Vertretung Office Managerin (Empfang, Bürologistik). Beitrag zu effizienteren Prozessen im Wachstumskontext.

Assistenz für Führungskräfte (Beratung, Region, Großprojekte) in einem Ingenieurbüro. Kalender-, Reise- und Dokumentenmanagement, Projektkoordination, Vorstands- und Angebotsunterlagen. Leitung der Nachhaltigkeitskommission, Umzugskoordination (300+ Mitarbeitende), CO₂-Zertifizierung. Unterstützung HSE, Personalführung & Onboarding. Mentoring, interne Events, Schulung zu CO₂-Bilanzierung & Audit.

Unterstützung des nationalen Programms Positive Behaviour for Learning (PB4L) auf zentraler und regionaler Ebene (ca. 40 Mitarbeitende). Verwaltung von Terminen, Reisen, Meeting-Logistik und Dokumentation für die Programmleitung. Organisation von Workshops und landesweiten Schulungsveranstaltungen. Verwaltung von HR- und Finanzprozessen: Rechnungsstellung, Onboarding und Urlaubsverwaltung.