ID: EE305596 Kategorie: Kaufmännisch Region: Basel
Referenz: Mitarbeiterin Backoffice 20-50% (vormittags) in Basel

Unsere Mandantin ist ein kleines, etabliertes KMU im Bereich Wirtschaftsprüfung mit solider Basis und wachsendem Kundenstamm. Der Arbeitsort ist in Basel und mit dem ÖV gut erreichbar.

Was dieses Umfeld auszeichnet, ist keine Konzernbürokratie, sondern persönliche Mandantenbetreuung, kurze Entscheidungswege und ein Arbeitsalltag, in dem Verlässlichkeit, Diskretion und gesunder Pragmatismus zählen. Zur Verstärkung des Teams suchen wir eine engagierte Assistenz fürs Backoffice, die Ordnung liebt, Prioritäten setzen kann und in hektischen Momenten nicht den Überblick verliert.

Mitarbeiter:in Backoffice 20–50 % (vormittags) – Sie tauchen ins Tagesgeschäft ab, kommen aber garantiert ohne Schwimmflügel wieder hoch...

Das sind die Aufgaben:

• Die Stelle ist bewusst als Vormittagsfunktion geplant: Sie arbeiten fünf Tage pro Woche am Vormittag und starten im Pensum je nach Profil und Verfügbarkeit bei rund 20% mit einer klaren Perspektive, schrittweise bis auf 50% auszubauen. Der Einstieg erfolgt strukturiert, damit Sie nicht ins kalte Wasser fallen
• Im ersten Monat geht es darum, Outlook und die tägliche Koordination zwischen Zentrale und Geschäftsleitung im Griff zu haben: Postfach, Terminkoordination, saubere Ablage, klare Kommunikation
• Ab dem zweiten Monat übernehmen Sie zusätzlich mehr Verantwortung im administrativen Tagesgeschäft: Telefondienst, Bestellungen von Büromaterial, Vorbereitung von Meetings, Unterstützung des Sekretariats und einfache Aufgaben wie das Schreiben von Rechnungen, das Verwalten von E-Mails sowie das Terminieren von Gesprächen
• Ab dem dritten Monat kann das Pensum, je nach Einarbeitung, bis 50% steigen, und damit kommen auch Aufgaben dazu, die mehr Prozesssicherheit verlangen: Debitoren- und Kreditorenrechnungen, Mahnlauf sowie der monatliche Zahlungslauf
• Ergänzend wirken Sie im Backoffice überall dort mit, wo es im KMU eben jemanden braucht, der anpackt: von kleinen internen Organisationsthemen (z. B. Mitarbeiterevents, Geburtstage, Einkauf) bis zu pragmatischen Marketing- und Technikaufgaben wie das Aktualisieren von Website-Inhalten oder das Erstellen einfacher LinkedIn-Posts

Das bringen Sie mit:

• Gesucht wird eine Person mit kaufmännischer Ausbildung oder nachweisbarer Erfahrung in administrativen Tätigkeiten, die sehr sicher mit MS Office ist (SharePoint ist ein Plus) und stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift beherrscht; zusätzliche Sprachen sind willkommen
• Entscheidend ist weniger ein perfekter CV als eine Arbeitsweise, die selbstständig, speditiv und exakt ist. Sie sind teamfähig, zuverlässig und vertrauenswürdig, behalten auch bei mehreren parallelen Themen einen klaren Blick für Prioritäten und haben keine Berührungsängste mit digitalen Tools
• Gleichzeitig müssen Sie zu einem Umfeld passen, das direkt kommuniziert: Wer damit professionell umgehen kann, ist hier richtig