Die UPdrinks GmbH ist ein wachsendes Startup aus Bensheim mit zwei Bereichen: VOLL (Getränkemarke) und Pulse Vending (Händler für Warenautomaten & Komponenten). Wir suchen eine verlässliche Office‑Allrounder, die Buchhaltungsvorbereitung, Verwaltung und Logistikkoordination mit Struktur und Eigeninitiative meistert.

Du arbeitest eng mit den Gründern zusammen, übernimmst echte Verantwortung und nutzt moderne, KI‑optimierte Prozesse (z. B. für E‑Mails, Auswertungen, Checklisten). Arbeitsort: Bensheim, nach Einarbeitung hybrid möglich.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen (vorbereitend)

• Eingangsrechnungen & Belege sammeln, prüfen und strukturiert für den Steuerberater bereitstellen
• Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge abgleichen, Mahnwesen
• Fehlende Belege anfordern, Monatsunterlagen konsolidieren
• Tool-Einarbeitung (z. B. DATEV o. ä.) möglich – wichtig ist Erfahrung mit Beleg-/Rechnungsprozessen.

Verwaltung & Office

• Posteingang, Telefon & E‑Mail‑Korrespondenz, Terminorganisation
• Allgemeine Büroorganisation, Ablage, einfache Behördenkommunikation
• Gelegentliche Botengänge/Behördengänge im lokalen Umfeld (nach Bedarf).

Logistikdisposition (Schwerpunkt Pulse Vending)

• Speditionen/Abholungen buchen, Liefertermine planen & nachverfolgen
• Versandunterlagen erstellen, Kund:innen aktiv informieren
• Enge Abstimmung mit Lager & Dienstleistern bis zur Zustellung

Daten- & Webseitenpflege

• Pflege von Produkt‑ und Kundendaten (CRM, Excel)
• Basis‑Pflege im Shopify‑Backend (Texte, Preise, Downloads)
• Prozessdokumentation (Checklisten/SOPs) und kontinuierliche Verbesserung

Qualifikation

Must‑haves

• Sehr gutes Deutsch (mind. C1) in Wort & Schrift (E-Mail, Telefon, Dokumente)
• Vor-Ort-Verfügbarkeit in Bensheim (Hybrid nach Einarbeitung möglich, aber keine reine Remote-Stelle)
• Ausbildung oder Berufserfahrung im Büro-/Verwaltungsumfeld (z. B. Büromanagement, Office Management, Assistenz)
• Praxis in Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen und Belegorganisation für den Steuerberater
• Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel: Filter, grundlegende Formeln; Pivot von Vorteil)
• Sicherer Umgang mit KI-Tools/Prompting für E-Mails, Auswertungen, Checklisten/Workflows
• Strukturiert, selbstständig, zuverlässig, hands-on und teamfähig

Nice‑to‑have

• Erfahrung mit DATEV‑Workflows (z. B. Unternehmen online) oder vergleichbaren Tools
• CRM‑Pflege und Grundverständnis Shopify‑Backend
• Grundkenntnisse in Speditions-/Versandabwicklung
• Führerschein B

Benefits

• Startup-Spirit & Teamkultur:
  Flache Hierarchien, offene Kommunikation und ein lockerer Umgang auf Augenhöhe. Kleines Team, enger Zusammenhalt, kurze Wege – du arbeitest direkt mit den Gründern.
• Flexibles Arbeiten:
  Flexible Arbeitszeiten und Hybrid nach Einarbeitung. Die Rolle ist überwiegend vor Ort in Bensheim – weil Verwaltung/Logistik/Kommunikation im Alltag eng am Team hängt.
• Moderne Arbeitsweise (KI-first):
  Wir arbeiten konsequent digital und setzen KI-gestützte Prozesse ein (z. B. für E-Mails, Checklisten, Auswertungen, Prozessdokumentation).
• Wachstum & Entwicklung:
  Teilzeit zum Start, bei guter Zusammenarbeit Option auf mehr Stunden/Vollzeit und mehr Verantwortung. Du gestaltest Prozesse aktiv mit.
• Work-Life-Balance & Urlaub:
  30 Urlaubstage (bei Vollzeit), faire Urlaubsplanung und ein Team, das Erholung ernst nimmt.
• Mobilität & Unterstützung:
  Nach Absprache Mobilitätszuschuss (z. B. Bahn oder E-Bike).