Assistenz / Sekretariat / Assistant (w/m/d)

Kennziffer: GF 2026/1

Sie haben Freude daran, administrative und organisatorische Prozesse effizient und einfallsreich zu begleiten? Es reizt Sie, in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld mit Ihrem Organisations- und Kommunikationstalent zum Gelingen außergewöhnlicher technischer Projekte beizutragen? Ihnen sind eine fördernde und wertschätzende Arbeitsatmosphäre und eine ausgewogene Work-Life-Balance wichtig? Dann sind Sie bei uns richtig! Am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) befassen sich mehrere Abteilungen mit nukleartechnischen Aufgaben wie z. B. dem sicheren Umgang mit radioaktiven Stoffen und Abfällen oder dem Bau und Rückbau nukleartechnischer Anlagen. Zur Verstärkung des übergeordneten Sekretariats suchen wir eine Assistenz, die zusammen mit ihren Kolleg*innen die Abteilungs-/Projektleitungen und das Team bei vielfältigen Aufgaben sowie den administrativen und organisatorischen Prozessen unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Sie sind zuständig für die Abwicklung administrativer und organisatorischer Vorgänge und übernehmen klassisches Sekretariatsaufgaben wie z. B. Terminkoordination, Dienstreisenmanagement, Kommunikation, Verfassen von Dokumenten, etc..
• Sie sind Schnittstelle zu HZB-internen und externen Stellen.
• Sie begleiten und koordinieren Beschaffungsprozesse, insbesondere für Abteilungs- und Bürobedarfe.
• Sie unterstützen bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen wie z. B. Meetings, Informationstage und kleine Besuchergruppen.
• Sie übernehmen die Qualitätssicherung von Dokumenten und die Erstellung von Präsentationen und Postern.

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariat, in der Verwaltung, im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich
• selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• sehr gute Kenntnis gängiger Bürosoftware (z. B. MS Office)
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2-Sprachniveau)
• wünschenswert: Grundkenntnisse in Warenwirtschafts-Systemen und Interesse an technischen Projekten

Unser Angebot

Als Arbeitgeber ist uns Ihr Wohlbefinden sowie eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben wichtig. Deshalb bieten wir Ihnen vielfältige Benefits. Gleitzeit, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

• 30 Tage Urlaub pro Jahr und eine attraktive Vergütung nach TVöD Bund
• betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• regelmäßige Inhouse-Fortbildungen sowie die Möglichkeit zur externen Weiterbildung
• Zuschuss zum Deutschlandticket Job, exklusive Mitarbeiterrabatte
• Beratungsangebote zu Familie und Beruf über unser Office for Work & Life
• und die Chance, gemeinsam mit Kolleg*innen einen Beitrag für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten

Der Arbeitsvertrag ist unbefristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).

Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis 15.03.2026. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.