Du bist gerne erste Ansprechperson, behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und sorgst mit Deinem professionellen Auftreten für einen freundlichen Empfang?

Dann suchen wir Dich als Empfangsmitarbeiter (m/w/d) für unser Headquarter in der Heidestraße. In dieser Rolle bist Du der Dreh- und Angelpunkt für alle administrativen und organisatorischen Aufgaben im Office-Management und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner:innen vom ersten Moment an willkommen fühlen und die Abläufe im Office reibungslos funktionieren. Formularbeginn

Deine Aufgaben

• Du besetzt unseren Empfangsbereich am Standort Heidestraße und begrüßt unsere Mitarbeitenden, Dienstleister, Lieferanten und Geschäftspartner:innen.
• Du nimmst eingehende Anrufe entgegen, leitest sie weiter und bearbeitest allgemeine Anfragen per E-Mail.
• Du koordinierst den Posteingang und -ausgang sowie die Hauspost (inkl. Botengänge), nimmst Pakete und Lieferungen entgegen und sorgst für die Weiterleitung innerhalb des Hauses.
• Du verantwortest das Office-Management, insbesondere das Bestellwesen für Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Getränke und Lebensmittel.
• Du unterstützt die Fachabteilungen bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (z.B. Konferenzräume, Material, Catering).
• Du übernimmst die Auftragserstellung und Kommunikation mit Dienstleistern (z.B. Gebäudeservice, Reinigungsfirma, Technik) und meldest Mängel, Reparaturen oder Störungen (z.B. Fahrstühle).
• Du bist für allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben zuständig, z.B. Terminkoordination mit Dienstleistern, Pflege der Grünpflanzen, Organisation der Ordnung in den Aufenthaltsräumen sowie des Empfangs- und Wartebereichs, Unterstützung bei Themen der Arbeitssicherheit (z.B. Pflege und Bestückung von Erste-Hilfe-Kästen).

Dein Profil

• Du hast einschlägige Berufserfahrung am Empfang (m/w/d), im Bereich Büro-/ Office-Management oder in einem ähnlichen Arbeitsumfeld.
• Du hast idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder möchtest den Quereinstieg wagen.
• Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig einen kühlen Kopf und arbeitest strukturiert sowie zuverlässig.
• Du zeichnest Dich durch eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und einen hohen Anspruch an Qualitätsbewusstsein aus.
• Du bist teamfähig, hast ein freundliches und offenes Auftreten und hast sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Du hast gute Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Word, Excel) sowie mit Microsoft Teams.
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und idealerweise auch Basic-Englischkenntnisse.
• Du stehst 4 h täglich zur Verfügung in der Zeit von 8.30 – 12.30 Uhr.
• Nicht alle Punkte treffen auf Dich zu? Niemand ist perfekt. Wir freuen uns

Deine Benefits

• Work-Life-Balance: 30 Urlaubstage und geregelte Arbeitszeiten (ca. 8.30 – 12.30 Uhr).
• Guter Start: Ein umfassendes Onboarding, das Dich Schritt für Schritt an Aufgaben und Schnittstellen heranführt.
• Moderne Arbeitsumgebung: Moderner Arbeitsplatz an unserem Standort in Berlin-Mitte.
• Mobilität: Mobilitätszuschuss von 44 Euro – wahlweise für das Deutschlandticket oder als Guthaben auf Deine Firmenkreditkarte.
• Zusätzliche Benefits: Gesundheitsangebote, 24-Stunden-Mitarbeiterberatung über das Fürstenberg Institut, Betriebliche Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsabsicherung, Company Bike (Leasing-Fahrrad) sowie weitere attraktive Rabatte und Vorteile.