Für  unsere Mandantin, ein in Berlin ansässiges Venture-Capital- und Investmentunternehmen, suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Executive Assistant (m/w/d). Das Unternehmen investiert begleitet junge Start-ups in sehr frühen Phasen ihres Wachstums.

Das international aufgestellte Team arbeitet in einer schlanken, kollaborativen Struktur und unterstützt Gründer:innen aus den Bereichen Food Tech, Green Tech und Climate Tech – von alternativen Lebensmitteltechnologien bis hin zu Lösungen für Klimaschutz, Kreislaufwirtschaft und regenerative Landwirtschaft. 

In dieser verantwortungsvollen Rolle sind Sie eine zentrale Schnittstelle im Tagesgeschäft und tragen maßgeblich dazu bei, dass das dynamische Umfeld effizient, strukturiert und professionell funktioniert.

• enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie eigenständige, vorausschauende Steuerung des Termin- und Kalendermanagements, inklusive Priorisierung, Koordination unterschiedlicher Anspruchsgruppen und proaktivem Umgang mit Terminkonflikten

• Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen (Flug- und Hotelbuchungen) inklusive Reisekostenabrechnung, Belegmanagement und Nachbereitung

• Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen für interne und externe Termine

• zentrale Kommunikationsschnittstelle zu externen Partner:innen, Investor:innen und weiteren Stakeholdern

• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, überwiegend im internationalen Kontext

• Planung, Organisation und Koordination interner und externer Veranstaltungen inklusive Einladungsmanagement und Location Scouting

• Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung administrativer Abläufe sowie die Arbeit mit digitalen Tools und Systemen (u. a. Notion)

• allgemeines Office Management, z. B. Koordination von Dienstleistern, Büroorganisation, vorbereitende Buchhaltung, Bestellwesen etc.)

• eigenverantwortliche Betreuung von Projekten

• Betreuung der Social Media Kanäle (alle 2 Wochen ein Post)

• eventuell Übernahme von Personalthemen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund

• mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise in einem dynamischen, unternehmerisch geprägten Umfeld (z. B. Beratung, Start-up, VC, Agentur)

• sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise

• Sie nehmen eine wichtige Vertrauensstellung ein

• hohes Maß an Eigenständigkeit, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Professionalität und Diskretion sind essentiell

• ausgeprägte Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten gegenüber unterschiedlichen Anspruchsgruppen

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• hohe digitale Affinität sowie sicherer Umgang mit gängigen Tools und Systemen (z. B. MS Office, Notion)

• Belastbarkeit, Flexibilität und Freude an einem Umfeld mit hohem Tempo und sich verändernden Anforderungen

• Interesse an wirtschaftlichen Zusammenhängen sowie Offenheit für neue Themen im Venture-Capital-Umfeld

• Resilienz und unternehmerisches Denken

• Büro im Herzen Berlins (4 min. Fußweg vom Rosenthaler Platz)

• kleines, international aufgestelltes, interdisziplinäres Team

• kollegiales Arbeitsumfeld mit überwiegend Mitarbeitenden im Alter zwischen 30-45 Jahren

• Vertrauensarbeitszeit mit maximal einem Tag Homeoffice

• kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien

• eigenverantwortliches Arbeiten und Agieren

• Mitgestaltung von Prozessen und Strukturen

Ihre persönliche Ansprechpartnerin Carola Hoffmann freut sich auf Ihre Bewerbung!

Mail: hoffmann@az-personalberatung.de

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