Für das Förderprogramm zivik in Berlin sucht die Abteilung Dialoge ab 01.04.2026 eine:n Officemanager:in (w/m/d) in Vollzeit (100%)

Wer wir sind

Werte – Kultur – Frieden: Mit dem ifa weltweit sinnstiftend wirken in Stuttgart und Berlin

Das ifa -Institut für Auslandsbeziehungen setzt sich gemeinsam mit Partnern weltweit ein für die Freiheit in Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft und bringt Menschen zusammen, die sich für eine offene Gesellschaft engagieren. Dazu schafft es analoge und digitale Räume für Begegnung, Austausch, Aushandlung und Ko-Kreation. Es gibt Aktivist:innen, Künstler:innen und Wissenschaftler:innen eine Stimme, fördert Kooperationen und verfolgt seine Ziele verstärkt mit europäischen Partnern. Basierend auf seinen Kernkompetenzen Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft baut es Netzwerke auf, um nachhaltige Wirkung zu erzielen.
Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart.
An unseren Standorten in Stuttgart und Berlin sind 200 Mitarbeitende für uns tätig.

Mit dem Förderprogramm zivik – Zivile Konfliktbearbeitung werden mit Mitteln des Auswärtigen Amts weltweit Nichtregierungsorganisationen in der Krisenprävention, Stabilisierung und Friedensförderung beraten und gefördert.

Was Du mitbringst

- Eine mind. dreijährige Berufsausbildung (Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse)

- Gute Kenntnisse in Finanzadministration, Aktenführung, und Umgang mit Datenbanken

- Sehr gute Beherrschung von Microsoft Excel

- Sehr gute Englischkenntnisse wünschenswert

- Freundliches, souveränes Auftreten und interkulturelle Kompetenz

Was dich erwartet

- Du bist zuständig für Anlage, Pflege und systematische Ordnung von Akten und Dateiordnern zu Anträgen und Projektförderungen sowie für die Erfassung in Listen und Datenbanken.

- Du erstellst Zahlungsanordnungen, prüfst die rechnerische Richtigkeit und unterstützt Monitoring und Steuerung der Projektmittel. Für die Vergabe einzelner Aufträge (Dienstleistungen und Anschaffungen) führst du das Auswahlverfahren durch und dokumentierst die Vergabe.

- Du berätst interessierte NGOs im In- und Ausland als Erstkontakt über Fördermöglichkeiten und Antragsverfahren.

- Du begleitest den verwaltungstechnischen Schriftverkehr und koordinierst den internen Dokumentenaustausch.

- Du unterstützt die Öffentlichkeitsarbeit sowie die Durchführung von Veranstaltungen.

Was wir dir bieten

Bei uns erwartet dich ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation.
Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, die Eingruppierung ist, bei Vorliegen der Voraussetzungen, in der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund vorgesehen. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Deine flexiblen Arbeitszeiten werden im Team abgestimmt.

Beim ifa profitierst du von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, einer Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernden Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.

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