Leitung Organisation & Prozesse (m/w/d)

Die meco Akademie gGmbH ist eine staatlich anerkannte Fachschule für Sozialpädagogik, Berufsfachschule für Sozialassistenz und Sozialpädagogische Assistenz sowie für Pflegeberufe in Berlin. Unser Ziel ist es, Lernende optimal auf ihre berufliche Zukunft vorzubereiten. Eine hohe Ausbildungsqualität, Digitalisierung, BNE und lebenslanges Lernen bestimmen unser Schul- und Unternehmensprofil.

Wir sind nicht von gestern: Durch digitale Transformation möchten wir unsere Abläufe verbessern, Bürokratie abbauen und mit innovativen Ideen in die Zukunft gehen. Dafür suchen wir Dich!

Deine Aufgaben

Wir suchen eine Kollegin oder einen Kollegen, die:der (Verwaltungs-)Abläufe neu denkt, digitale Lösungen vorantreibt und die Potenziale generativer KI für uns erschließt.

Dafür wünschen wir uns eine Leitungskraft, die gleichzeitig Teamplayer:in ist. Du arbeitest stetig daran, Prozesse zu vereinfachen, Lösungen zu entwickeln und unsere Verwaltung mit digitalen Tools zu entlasten. Du sorgst dafür, dass unsere Abteilungen nicht getrennt nebeneinanderstehen, sondern ihre Abläufe ineinandergreifen und wir unser volles Potenzial entfalten können.

Mit Deiner Schlüsselrolle in der Weiterentwicklung unserer Organisation setzt Du folgendes um:

1. Prozessinnovation & Change Management

• Analyse, Optimierung und Neugestaltung von Verwaltungs- und Organisationsprozessen sowie die Entwicklung einer zukunftsorientierten Verwaltungsstrategie
• Gestaltung effizienter Workflows und Schnittstellen zwischen den Abteilungen sowie Standards für eine effiziente Zusammenarbeit
• Umsetzung von Maßnahmen zur Entbürokratisierung und Vereinfachung interner Abläufe
• Optimierung unserer Strukturen und Prozesse mit Fokus auf Serviceorientierung und Nutzerfreundlichkeit gegenüber Kund:innen und Mitarbeitenden, besonders innerhalb der Verwaltung
• Koordination der Verwaltungsteams in Sekretariat, Empfang, Buchhaltung und Administration
• Steuerung der Veränderungsprozesse gemeinsam mit Schulleitung und Geschäftsführung
• Begleitung der Teams bei der Einführung neuer Arbeitsweisen
• Aufbau einer lösungsorientierten Feedback- und Lernkultur

2. Digitale Transformation

• Einführung und Ausbau digitaler Verwaltungsprozesse und Tools, wie z.B. easySoft, Personio und anderer Verwaltungs- und Planungssysteme
• Implementierung KI-gestützter Lösungen zur Automatisierung von Abläufen, z. B. beim Dokumentenmanagement, der Datenauswertung oder der Terminorganisation
• Nutzung generativer KI für Vorlagen, Berichte, Analysen und Entscheidungsvorlagen
• Beratung der Geschäftsführung zu digitalen Trends und KI-Innovationen

• Schulung und Unterstützung des Teams bei der Anwendung neuer Tools

• Verantwortung für die kontinuierliche Weiterentwicklung der eingesetzten Softwarelösungen

3. Qualitätssicherung & Datenmanagement

• Steuerung der Erstellung von Berichten, Auswertungen und internen Statistiken
• Koordination der Durchführung und Auswertung von Kursevaluationen
• Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Datenqualität in allen Verwaltungsprozessen

Was wir Dir bieten

• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• 30 Tage Urlaub plus frei an Heiligabend & Silvester
• Du erhältst Mitarbeiterrabatt in unserer vegetarisch-veganen Kantine
• Du kannst an unserem kostenfreien Pilates-Angebot teilnehmen
• eine kostenfreie Kinderbetreuung direkt in unseren Räumlichkeiten
• modernste technische Ausstattung und digitale Prozesse
• Feiern & Get-togethers, weil gemeinsames Arbeiten auch Spaß machen darf
• Teamspirit & Purpose – Du wirst Teil eines motivierten, kollegialen Unternehmens mit Haltung, dass sich auf Deine Ideen freut

Dein Profil

• abgeschlossenes Studium im Bereich Verwaltungsmanagement, Betriebswirtschaft, Digital Business, Organisationsentwicklung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Leitung von Verwaltungsbereichen, idealerweise im Bildungswesen
• exzellente digitale Kompetenzen sowie Erfahrung mit modernen Verwaltungssystemen und der Implementierung digitaler Tools
• Begeisterung für KI-Anwendungen und ein sicherer Umgang mit generativer KI
• ausgeprägte Gestaltungskompetenz und Freude an der Entwicklung neuer Prozesse
• analytisches Denken, hohe Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise
• eine hohe Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität
• ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit

Du hast Interesse?

Dann sollten wir uns bald kennenlernen! Sende uns Deinen Lebenslauf, ein kurzes Motivationsschreiben und relevante Nachweise über das Bewerbungsformular.

Du hast Fragen? Melde Dich per E-Mail bei Hannah Daug unter jobs@meco-akademie.de oder 0176 480 688 93.