Manager (w/m/d) Sync Licensing Administration

BMG wurde 2008 gegründet und hat die Beziehung zwischen Musikunternehmen, Songwriter:innen und Künstler:innen durch fairere Verträge, größere kreative Freiheit und beispiellose Transparenz bei Tantiemen und Lizenzen neu definiert. Heute ist BMG das viertgrößte Musikunternehmen der Welt und verbindet menschliche Kreativität mit modernster Technologie, um Musik mit einem weltweiten Publikum zu verbinden.

Berlin

BMG Sync Licensing ist verantwortlich für die Bearbeitung aller eingehenden Synchronisationsanfragen von Drittanbietern im Bereich Synchronisation für alle visuellen Medien, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) Werbung, Film, Fernsehen, Videospiele und Promos/Trailer. Dies ist ein schnelllebiges und dynamisches Team, dessen Kundenkreis Film-/TV-Studios, Werbeagenturen, Sender, Produktionsfirmen, Videospielentwickler, Trailer-Produktionsfirmen, Merchandising-Firmen, Anwaltskanzleien, Musikfreigabehäuser, Live-Bühnenproduktionsfirmen und mehr umfasst.

Als Mitglied des Licensing Administration Teams bist du für verschiedene administrative Aufgaben verantwortlich, die mit der erfolgreichen Vorbereitung, Ausstellung und Abwicklung des Synchronisationslizenzierungs- und Zahlungsprozesses verbunden sind. In dieser Rolle begleitest du den Abschluss des Lizenzierungsprozesses – von der Erstellung und Ausstellung von Langform-Synchronisationslizenzverträgen und Rechnungen über die Verhandlung sprachlicher Anpassungen gemäß den Standards und Richtlinien von BMG bis hin zum Einzug der Lizenzzahlungen und der finalen Ausführung der Vereinbarungen. Weitere teamübergreifende Aufgaben gehören ebenfalls dazu.

Diese Position ist auf 12 Monate befristet.

Das sind deine Aufgaben

• Effiziente Ausstellung von Lizenzen, Änderungen, Ergänzungen und Rechnungen – von der Angebotserstellung bis zur finalen Bestätigung
• Administrative Abwicklung von Lizenzanfragen bis zum Abschluss – inklusive, aber nicht beschränkt auf Film, Fernsehen, Werbung, Corporate, Videospiele, Print, Grand Rights, Trailer und Online
• Zeitnahe und sorgfältige Bearbeitung von Änderungswünschen der Lizenznehmer unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben und interner Vorlagen
• Verlässliche Nachverfolgung offener Lizenzzahlungen inkl. Bearbeitung zusätzlicher Unterlagen wie Lieferantenformulare oder Bestellformulare – inklusive Dokumentation aller relevanten Prozesse sowie Koordination mit anderen Abteilungen
• Enge Zusammenarbeit mit Debitorenbuchhaltung, Finance und/oder Income Tracking bei überfälligen Forderungen, Inkassothemen sowie bei lückenloser Dokumentation des gesamten Vorgangs
• Einholung vollständig unterzeichneter Lizenzverträge und Sicherstellung einer transparenten, nachvollziehbaren Dokumentation für alle Beteiligten
• Zusammenarbeit mit dem Clearance-/Negotiation-Team, um sicherzustellen, dass die Vertragsformulierungen und Rechtegewährungen mit den im Clearance-Prozess abgestimmten Bedingungen übereinstimmen
• Weitere Aufgaben je nach Bedarf, z. B. Erstellung und Pflege von Reports und Ressourcen im Bereich Lizenzadministration (z. B. wöchentliche Aufgabenübersichten, Pflege von Kundenlisten, Unterstützung bei internen/externen Audits, Vorlagenverwaltung, Dokumentation von Standardformulierungen und Antworten, Tracking von Sync-Einnahmen, Erstellung von Trainingsunterlagen, Wissensaustauschinitiativen usw.)

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung sowie Erfahrung in der Musik- oder Medienbranche, idealerweise im Bereich (Musik-)Lizenzierung
• Gute Kenntnisse im Lizenzierungsprozess und der rechtlichen Formulierung von Verträgen sowie die Fähigkeit, effizient auf Änderungswünsche zu reagieren und diese zu verhandeln
• Allgemeines Verständnis des Urheberrechts und/oder Erfahrung im Umgang mit Verwertungsgesellschaften
• Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit im Umgang mit internen und externen Partnern sowie mit internationalen Sync-Kollegen – inklusive der Fähigkeit, wichtige Informationen zielgerichtet weiterzugeben
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamplayer-Mentalität und Freude an einer kooperativen und produktiven Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, präzise und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Serviceorientierung, Zuverlässigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
• Fähigkeit zum effektiven Multitasking sowie eine selbstständige Arbeitsweise

Das bieten wir dir

• Ein modernes Office im Herzen Berlins und flexible Work from Home Regelungen
• Zahlreiche Benefits wie ein kostenloses BVG-Jobticket, eine vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports, Firmenrad-Leasing etc.
• Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten durch Schulungen auf unseren internen Plattformen BMG Campus und Bertelsmann University
• Langfristige Karrierechancen für alle Mitarbeitenden
• Ein kooperatives Arbeitsumfeld mit einer offenen, wertschätzenden Gemeinschaft von Menschen, die alle dieselbe Leidenschaft für die Arbeit mit Künstler:innen und Songwriter:innen teilen
• Unsere einzigartige Unternehmenskultur basierend auf starken Werten und gegenseitiger Förderung, die uns zu einem großartigen Team machen

Das sind wir

Mit 20 Niederlassungen in 13 Kernmärkten repräsentiert BMG mehr als drei Millionen Songs und Aufnahmen, darunter einige der ikonischsten Kataloge und Werke von führenden Künstler:innen und Songwriter:innen wie den Rolling Stones, Tina Turner, George Harrison, Blondie und vielen mehr. BMG ist eine hundertprozentige Tochter des internationalen Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmens Bertelsmann, zu dem auch das Unterhaltungsunternehmen RTL Group und die Buchverlagsgruppe Penguin Random House gehören.

Alle Bewerber:innen bei BMG werden gleichbehandelt – unabhängig von Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Familienstand, Schwangerschaft oder Elternschaft, ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, Religion oder Weltanschauung.