Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) Referenz 12-243357

Als erfolgreicher Personaldienstleister suchen wir im Auftrag eines wachstumsstarken Corporate-Start-ups eine engagierte Persönlichkeit als Office Manager & Executive Assistant (m/w/d). In dieser zentralen Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung, sorgen für einen reibungslosen Büroalltag und bringen aktiv Struktur und Effizienz in die Organisation. Wenn Sie ein dynamisches Umfeld schätzen und mit Ihrer proaktiven, strukturierten Arbeitsweise überzeugen, bietet Ihnen diese Position eine ideale nächste Herausforderung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung als Office Manager & Executive Assistant (m/w/d).

Ihre Benefits:

• Zentrale Rolle in einem schnell wachsenden Corporate-Start-up
• Möglichkeit, die Zukunft der Fertigungsindustrie aktiv mitzugestalten
• Hoher Gestaltungsspielraum und direkter Einfluss auf die Unternehmensentwicklung
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Zugang zu Entscheidungsträgern
• Internationales, diverses und leistungsstarkes Team
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit viel Eigenverantwortung
• Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung von Prozessen
• Moderne Arbeitskultur mit Fokus auf Zusammenarbeit und Effizienz
• Home Office an 2 Tagen pro Woche

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung (CEO & CTO) im Tagesgeschäft sowie Koordination von Terminen, Kalendern und Kommunikation
• Planung und Organisation von Reisen, Meetings, Calls und Agenden
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Briefings sowie Unterstützung der internen und externen Kommunikation
• Vorbereitung und Organisation von Meetings mit Kunden, Partnern und Investoren
• Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags (Organisation, Materialien, Dienstleister, Logistik)
• Sicherstellung einer funktionierenden Büroinfrastruktur inkl. Wartung, Ausstattung und Arbeitsumgebung
• Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen mit HR und IT
• Unterstützung bei administrativen und finanziellen Themen (z. B. Rechnungen, Reisekosten, Budgetüberblick)
• Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse, Tools und Strukturen
• Organisation von Team-Events, Förderung der internen Kommunikation und Unterstützung der Unternehmenskultur

Ihr Profil:

• Erfahrung als Executive Assistance, Teamassistenz oder im Office Management
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie starke Planungs- und Priorisierungskompetenz
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und professionellem Auftreten
• Proaktive, lösungsorientierte und pragmatische Arbeitsweise (Hands-on-Mentalität)
• Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und auch unter Druck strukturiert zu arbeiten
• Kommunikationsfähig in Englisch
• Sicherer Umgang mit Office 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word)
• Bereitschaft, neue Tools wie Slack, Confluence oder ClickUp zu nutzen
• Teamorientierung sowie Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse zu verbessern

Weitere Details:

• Vertragsart: Zeitarbeit, (40 Stunden/Woche)
• Branche: Informationstechnologie
• Karrierestufe: Professional/Experienced
• Gehaltsrahmen: 42.000 bis 50.000 EUR/Jahr
• Homeoffice-Option

Amadeus Fire ist Ihr spezialisierter Personaldienstleister im kaufmännischen und IT-Bereich. An über 20 Standorten bundesweit finden täglich Fach- und Führungskräfte mit unserer Hilfe eine neue berufliche Herausforderung.

Ihre Vorteile in der Zusammenarbeit mit Amadeus Fire:

• Ohne Anschreiben einfach bewerben
• Persönliche Betreuung und Coaching
• Eine Bewerbung, zahlreiche Möglichkeiten
• 35 Jahre Erfahrung
• 100% kostenlos für Bewerber

Für einen ersten vertraulichen Kontakt steht Ihnen Sonja Nicolaysen (Tel +49 (0) 30 278954-31 ) gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per Online-Formular oder unter Angabe der Referenznummer 12-243357 per E-Mail an: office.berlin@amadeus-fire.de.

Amadeus Fire AG
Niederlassung Berlin
Hedwig-Dohm-Straße 6
10829 Berlin