Sachbearbeitung/Assistenz (m/w/d) im Bereich Verwaltung

Als Sachbearbeiter:in/Assistent:in im Bereich Verwaltung bieten wir Ihnen in den Aufgabengebieten Finanzen, Vergabe/Beschaffung, Personalverwaltung und Travelmanagement ein vielfältiges, bedarfsorientiertes Aufgabenfeld.

Sie unterstützen

• bei den vielfältigen Aufgaben des Büromanagements und der Finanzadministration
• den Einkauf bei der Durchführung von Vergabeverfahren und Beschaffungsvorgängen (insb. Büro- und Verbrauchsmittel, Geräte wie z. B. Hardware oder Büroausstattung, Dienstleistungen) und bei der Erstellung und Überwachung von Vergabedokumentationen
• bei der Umsetzung von bereichsbezogenen Sonderaufgaben und/oder Projekten
• bei Bedarf das Personalwesen rund um die Betreuung der Mitarbeitenden
• bei Bedarf und nach entsprechender Einarbeitung das Travelmanagement bei Reiseantragstellungen, Reisebuchungen und -abrechnungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Verwaltung/Büromanagement oder eine vergleichbare Fachrichtung
• Kenntnisse im Einkauf und Beschaffungswesen, insb. in der operativen Abwicklung von Beschaffungsvorgängen
• Erfahrung in der administrativen und operativen Durchführung von Vergabeverfahren sowie im Umgang mit den einschlägigen Rechtsgrundlagen (idealerweise z.B. UVgO, VgV, BHO, GWB)
• Wünschenswert sind mehrjährige relevante Berufserfahrungen im Aufgabenbereich sowie Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen sowie Bereitschaft, sich in weitere digitale Lösungen einzuarbeiten
• Schnelle Auffassungsgabe, mentale Flexibilität, strukturierte und selbstorganisierte Arbeitsweise
• Freude am Umgang mit Menschen und der Arbeit im Team

• Vielfältige Herausforderungen: Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international orientierten und politischen Umfeld. Ein Job mit Sinn.
• Teamspirit: Wir sind ein hochmotiviertes, dynamisches und kollegiales Team, das wertschätzend zusammenarbeitet. Professionalität und Freude bei der Arbeit sind uns wichtig .
• Auf eigene Initiative: Wir finden Innovation bereichernd. Ihre Ideen sind gern gesehen, gestalten Sie mit und setzen Sie Vorhaben auch im Team um!

• Vereinbarkeit von Beruf und Privatem: Wir leben flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und Gleitzeitregelungen – mit mobilem Arbeiten.
• Onboarding: Unser Programm zum Einstieg umfasst neben der individuellen Einarbeitung das Kennenlernen aller Teams; erfahrene Kolleg:innen unterstützen Sie gerne und machen das Fußfassen im ZIF federleicht.
• Nachhaltigkeit im Blick: Dass wir unseren Mitarbeiter:innen ein Job-/Deutschlandticket ermöglichen, ist nur ein Baustein unseres Nachhaltigkeitsmanagements: Wir arbeiten immer weiter daran, uns zukunftsorientiert aufzustellen.
• Ein faires Gehalt: Bei uns gilt der TVöD Bund – mit 30 Urlaubstagen im Jahr bei einer 5-Tage-Woche (dazu den 24. und 31.12. frei), zusätzlicher Altersvorsorge (VBL) sowie einer Jahressonderzahlung. Die unbefristete Stelle ( 39 Wochenstunden) mit Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist vergütet nach TVöD Bund bis zu Entgeltgruppe 8 bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.

Diversität umfasst für uns eine gleichstellungsfördernde Kultur, die viele bereichernde Perspektiven begrüßt. Wir freuen uns daher über Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität oder Orientierung.

Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt.