Du hast Freude daran, den Büroalltag reibungslos zu gestalten, verschiedene Teams zu unterstützen und dabei auch vor ungewöhnlichen Aufgaben nicht zurückzuschrecken? Du bist ein Organisationstalent und packst gerne mit an, um deinen Kolleg:innen den Rücken freizuhalten? Dann suchen wir genau Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit, um unser Team zu verstärken!

Seit der Gründung 2019 setzt sich Famedly dafür ein, medizinische Kommunikationsprozesse datenschutzkonform zu digitalisieren und damit das Gesundheitssystem zu revolutionieren. Famedly hat den ersten von der gematik zertifizierten TI-Messenger auf den Markt gebracht, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Gesundheitssektors zu verbessern. So ermöglicht Famedly medizinischen Teams den Austausch sensibler Patienteninformationen, Bilder und andere Dateien in Echtzeit und von jedem Ort - von Medikationsplänen, Laborwerten bis hin zu Röntgenbildern. Als dynamisches, remote-first arbeitendes Startup mit Sitz in Berlin mit einem wachsenden und erfahrenen Team arbeiten wir gemeinsam jeden Tag an unserer Vision eines Gesundheitswesens ohne Informationsbarrieren.

Als Teamassistenz (m/f/d) in Teilzeit unterstützt Du uns dabei, unsere internen Prozesse zu optimieren und den Kolleg:innen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Du bist der Dreh- und Angelpunkt für operative Aufgaben im Büro und darüber hinaus und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft.

Deine Aufgaben:

Office Management:

• Regelmäßige Prüfung der Bestände und eigenverantwortliche Beschaffung von Büro-, Küchen- und Sanitärartikeln.
• Vorbereitung von Veranstaltungen: Rechtzeitige Bestellung und Bereitstellung von Verpflegung.
• Zusammenstellung und Versand von Paketen (z.B. Onboarding-Boxen für neue Mitarbeiter:innen packen und verschicken, Laptops oder anderes technisches Equipment an Kolleg:innen versenden).
• Bearbeitung des Posteingangs: Leeren des Briefkastens, Post ggf. scannen und an die entsprechenden Mitarbeiter:innen verteilen.
• Allgemeine administrative Aufgaben, die im Büro anfallen.

Ad-hoc-Unterstützung:

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Reisebuchungen.
• Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von Unterlagen für Ausschreibungen.
• Übernahme von operativen und administrativen Tätigkeiten für die Geschäftsführung, Head of Positionen und Team Leads.

Unterstützung in der Buchhaltung:

• Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung/Rechnungsprüfung sowie Überweisungen.
• Rechnungen schreiben + Zahlungserinnerungen.
• Erstellen von Auswertungen auf Basis der Finanzbuchhaltung.
• Ggf. Übernahme wiederkehrender Aufgaben.

Operatives Management von Förderprojekten:

• Erstellung von Finanzplanungen.
• Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen.
• Verfassen von Berichten anhand von inhaltlichen Stichpunkten.
• Kommunikation mit Fördermittelgeber.

Kontrolle und Übersichten:

• Kontrolle wiederkehrender Aufgaben und Erstellung von Übersichten für die Geschäftsführung.

Präsentationserstellung:

• In geringem Umfang: Erstellung von PowerPoint Präsentationen.

Das solltest Du mitbringen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung (z.B. als Bürokaufmann/-frau) oder ein abgeschlossenes Studium (z.B. Betriebswirtschaftslehre).
• Du bist in Berlin ansässig und kannst unser Büro regelmäßig betreuen.
• Idealerweise verfügst du über erste Erfahrungen in einer vergleichbaren Assistenzposition oder im Office Management.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und behältst auch in stressigen Situationen einen klaren Kopf und die Prioritäten im Blick.
• Du bist serviceorientiert, proaktiv und packst gerne mit an.
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Organisationstalent ist für dich selbstverständlich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift & gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da unsere Unternehmenssprache Englisch ist.
• Eine Affinität zu digitalen Tools und Prozessen.

Darum solltest Du bei Famedly arbeiten:

• Arbeite in einem aufstrebenden Startup, das sich in einer spannenden Wachstumsphase befindet - Seit 2019 sind wir sehr schnell gewachsen und wir haben noch Großes vor! Famedly hat den ersten von der gematik zertifizierten TI-Messenger auf den Markt gebracht und wir entwickeln diesen mit Deiner Hilfe weiter!
• Deine perfekte Work-Life-Balance - Bei uns kannst du flexibel arbeiten (ca. 20 Stunden/Woche), um Arbeit und Privatleben optimal zu verbinden.
• Attraktive Rahmenbedingungen - Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit angemessener Vergütung (Range zwischen 38-45k € in Abhängigkeit von Deiner Erfahrung), Weiterbildungsbudget, Arbeitsequipment Deiner Wahl und 28 Urlaubstage im Jahr.
• Flexible Benefits mit Juno - Du hast ein monatliches Wellbeing-Budget zur Verfügung, das Du z.B. für z. B. Fitness, Ernährung und Wellnessangebote nutzen kannst.
• Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum - Bei Famedly machst Du den Unterschied. Gestalte die Unternehmensstrukturen und internen Prozesse von Anfang an mit und leiste Deinen individuellen Beitrag. Um unsere Mission voranzubringen, ist jeder Prozess es wert, in Frage gestellt und optimiert zu werden!
• Ein vielfältiges und internationales Team - Wir legen großen Wert auf ein offenes Mindset und eine diverse und inklusive Kultur, in der sich jede:r wohlfühlt.
• Regelmäßige Team-Events - Workshops, Teambuildings, virtuelle Spieleabende und Firmenevents wie das halbjährlich stattfindende Famedly Summit.

Kann losgehen? Bewirb Dich jetzt!

Wir legen großen Wert auf Chancengleichheit sowie ein respektvolles und vielfältiges Arbeitsumfeld. Bei uns erhält jede:r im Bewerbungsprozess die gleichen Chancen. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Du erfüllst nicht alle Anforderungen, findest die Position aber spannend und kannst dir gut vorstellen, die richtige Person für diese Rolle zu sein? Dann lass uns in deiner Bewerbung mehr über deine einzigartigen Erfahrungen und Fähigkeiten erfahren – wir sind gespannt!

Du hast Fragen? Dann schicke sie uns gerne an people@famedly.com

Deine Ansprechpartnerin:

Annalena Schönert

Head of People Operations