• Stellenprofil.

• Tätigkeitsfeld

  Verwaltung und Büro

• Behörde

  Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

• Laufbahn

  Mittlerer Dienst

• Anstellungsdauer

  Unbefristet

• Arbeitszeit

  Vollzeit

• Bewerbungsfrist

  01.03.2026

• Kennziffer

  1413-3-6/26

• Kontakt

  Frau Heike Hackenberg

  +49 30 18575126

  E-Mail schreiben

• Standort

  Berlin
  10117

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Dienstort Berlin

die erste Vorzimmerkraft für das Büro der Bundesministerin.

Das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) ist eine oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland mit Dienstsitzen in Bonn und Berlin. Rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in unterschiedlichen Abteilungen der Forschungs-, Technologie und Raumfahrtpolitik an Themen von A wie Astrophysik bis Z wie Zukunftstechnologien.

Sie sind ein echtes Organisationstalent, haben Freude an Kommunikation und der Strukturierung von Arbeitsabläufen? Dann werden Sie Teil des BMFTR!

Ihre Aufgaben

Als Vorzimmerkraft der Ministerin sorgen Sie gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Büros für einen reibungslosen Ablauf aller internen Prozesse, für eine klare Kommunikation und vor allem für eine professionelle Wirkung nach innen und außen. Sie unterstützen die Ministerin sowie bspw. die Leiterin des Ministerbüros sowie die Referentinnen und Referenten in ihrem jeweiligen Tagesgeschäft, koordinieren Informationen und behalten den Überblick über Termine und Sachstände.

Zu den konkreten Aufgaben können z.B. zählen:

• Die Sichtung, Bewertung, Bearbeitung und Verwaltung sämtlicher Korrespondenz (z.B. postalischer und elektronischer Schriftverkehr, Anrufe) sowie deren Dokumentation u.a. mit Hilfe der hausinternen Anwendungen (z.B. Outlook, Elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung).
• Die Beantwortung telefonischer und schriftlicher Anfragen und die Erteilung von Auskünften zu Sachständen.
• Die Koordinierung von Terminen (inklusive der Pflege des Terminkalenders) und deren anschließende Logistik sowie die Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und des Schriftverkehrs.
• Die Vorbereitung, Organisation (inkl. Raumbuchung und Organisation von z.B. Video und Telefonkonferenzen, Versand von Einladungen und Übernahme der Gästeanmeldungen) und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. einfacher Recherchen und die Erstellung/Zusammenstellung von Terminmappen/Besprechungs- und Sitzungsunterlagen sowie der Erteilung von Aufträgen an z.B. Fachreferate des Hauses und Einholung von Auskünften, Ausarbeitungen und Sachständen.
• Die Mitwirkung bei der Recherche und Beantwortung des Fragewesens aus dem Parlamentarischen Raum.
• Die Erstellung und Pflege von Übersichten und Verzeichnissen (z.B. Adressverzeichnisse, Listen zu Bürgerbriefen und abteilungsrelevanten Vorgängen).
• Die Erstellung von Dokumenten, einfachen Schreiben und Reinschriften sowie deren Versand.
• Die Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung.
• Der Empfang und die Bewirtung von Gästen.

Die Aufgabenwahrnehmung setzt eine gute Stressresistenz, zeitliche Flexibilität sowie eine stark ausgeprägte strukturierte und selbständige Arbeitsweise wie auch die Befähigung voraus, auch mehrere Aufgaben gleichzeitig zu planen, zu erledigen und in Zeiten hoher Arbeitsbelastung einen kühlen Kopf zu bewahren. Zudem ist eine regelmäßige wöchentliche Präsenzarbeit von montags bis freitags erforderlich. Längere Arbeitszeiten werden in einem Schichtsystem unter den insgesamt drei Vorzimmerkräften aufgeteilt.

Ebenso erforderlich sind ein sicheres und teamorientiertes Auftreten, ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, ein ausgeprägtes Kommunikationsgeschick, das sichere Beherrschen der deutschen Rechtschreibung und eine gute Allgemeinbildung. Ein Interesse an politischen Themen und dem aktuellen Tagesgeschehen sind wünschenswert; gute englische Sprachkenntnisse sind ebenfalls vorteilhaft.

Es erwartet Sie ein hoch motiviertes und offenes Team, das trotz hoher Frequenz stets die Ruhe bewahrt und das Lachen nicht vergisst. Das Team arbeitet eng und unkompliziert zusammen, die Kommunikationswege sind kurz und schnell.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation oder zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement in der öffentlichen Verwaltung oder im sonstigen Büro(verwaltungs-)dienst. Alternativ verfügen Sie über eine anderweitige mindestens dreijährige Berufsausbildung, die durch eine mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung als persönliche Assistenz o.ä. ergänzt wird.
• Sie verfügen über eine mindestens einjährige Berufserfahrung im Büroverwaltungsdienst, in Vorzimmern/Sekretariaten oder in Positionen mit vergleichbaren Tätigkeiten wie im o.a. Aufgabenprofil beschrieben. Alternativ überzeugen Sie durch außergewöhnlich gute Leistungen während der Ausbildung in Theorie und Praxis oder sind "Quereinsteiger" mit überzeugenden Berufserfahrungen, die durch entsprechende Arbeitszeugnisse belegt sind.
• Sie gehen sicher und effizient mit modernen Büroanwendungen und Technologien um, sind geübt in der Arbeit mit gängigen MS-Office-Anwendungen (v.a. Word, Excel, PowerPoint), können Dokumente erstellen (z.B. Serienbriefe), Daten analysieren und sind bereit, neue interne IT-Anwendungen (z.B. hauseigene Datenbanken) zu erlernen.
• Sie gehen an Arbeitsaufträge strukturiert heran, sind flexibel und proaktiv sowie in der Lage, Aufgaben selbständig zu priorisieren und eigeninitiativ zu bearbeiten.
• Sie sind verantwortungsbewusst, zuverlässig und verschwiegen.
• Sie sind bereit, sich im Falle einer Einstellung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz zu unterziehen.

Bewerbungen von Beschäftigten im Beamtenverhältnis können aus Stellengründen leider nicht berücksichtigt werden.

Ihre Vorteile

Wir freuen uns über Ihre Online-Bewerbung bis zum 01.03.2026 unter www.interamt.de (Stellen-ID: 1410057 ).

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren stehen Ihnen Herr Ziegenhagen (Tel. +493018-57-5076, E-Mail: daniel.ziegenhagen@bmftr.bund.de (mailto:daniel.ziegenhagen@bmftr.bund.de) ) und Frau Hackenberg (Tel.: +493018-57-5126; E-Mail: heike.hackenberg@bmftr.bund.d e (mailto:heike.hackenberg@bmftr.bund.de) ) zur Verfügung.