Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in einem international tätigen Telekommunikationsunternehmen in Bonn unterstützt du eine Führungskraft auf Vorstandsebene bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du bist die zentrale Schnittstelle für die Kommunikation und Koordination zwischen der Führungskraft und internen sowie externen Kontakten. In dieser anspruchsvollen Position sorgst du für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse und entlastest die Führungskraft, damit diese sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Du arbeitest in einem internationalen Umfeld und hast die Möglichkeit, Einblicke in Entscheidungsprozesse auf höchster Managementebene zu gewinnen.

Branche: Telekommunikation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Vorstandsassistenz (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen das umfassende Terminmanagement für die Führungskraft, einschließlich der Koordination von nationalen und internationalen Meetings sowie Geschäftsreisen. Du bist verantwortlich für die Priorisierung und Filterung der eingehenden Korrespondenz, die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich der Erstellung von Agenda und Protokollen, sowie die Erstellung von Präsentationen und anderen Dokumenten für die Führungskraft. Als zentraler Kommunikationspunkt übernimmst du die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, managst komplexe Projekte und koordinierst die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und externen Partnern. Zudem unterstützt du bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen und anderen hochrangigen Meetings und stellst sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen rechtzeitig vorliegen.

Neben den klassischen Assistenzaufgaben übernimmst du auch die Organisation von Veranstaltungen und Meetings für die Führungskraft und deren Team, die Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsvorlagen sowie die Koordination von speziellen Projekten im Auftrag der Führungskraft. Du hilfst bei der Erstellung und Überwachung von Budgets, unterstützt bei der Nachverfolgung von Entscheidungen und Maßnahmen und koordinierst den Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen. Gelegentlich wirst du auch bei der Organisation von Geschäftsessen und repräsentativen Veranstaltungen mitwirken, bei der Erstellung von Reports und Analysen helfen und die Führungskraft bei der Vorbereitung auf öffentliche Auftritte unterstützen.

Anforderungen:

Für diese anspruchsvolle Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene. Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für die internationale Kommunikation unerlässlich. Du verfügst über hervorragende MS Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook) und Erfahrung im Umgang mit digitalen Kollaborationstools. Ein Verständnis für die Telekommunikationsbranche und deren Geschäftsprozesse ist von Vorteil. Wir setzen eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise, ein hohes Maß an Diskretion und Loyalität sowie exzellente organisatorische Fähigkeiten voraus.

Dein Profil zeichnet sich durch herausragende kommunikative Fähigkeiten, ein sicheres, professionelles Auftreten und interkulturelle Kompetenz aus. Du bist ein Organisationstalent mit der Fähigkeit, komplexe Situationen zu überblicken, Prioritäten richtig zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient zu bearbeiten. Deine Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert, auch unter Zeitdruck behältst du den Überblick und bleibst gelassen. Du verfügst über ein hohes Maß an sozialer Kompetenz und Einfühlungsvermögen im Umgang mit Personen auf allen Hierarchieebenen und pflegst einen vertrauensvollen, diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen. Deine ausgeprägte Servicementalität und deine Fähigkeit, vorausschauend zu denken und zu handeln, machen dich zur idealen Besetzung für diese Position. Zudem bringst du eine hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Reisebereitschaft mit.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 25-30 Stunden pro Woche und kann flexibel auf 4-5 Tage verteilt werden. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit der Führungskraft und der Notwendigkeit, auf kurzfristige Anforderungen zu reagieren, ist eine gewisse zeitliche Flexibilität erforderlich. Die Präsenz im Büro ist wichtig, nach Absprache ist aber auch teilweise Homeoffice möglich. Gelegentliche Überstunden, insbesondere bei wichtigen Terminen oder Dienstreisen, werden durch Zeitausgleich oder entsprechende Vergütung kompensiert.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 20,50 €/Stunde, die deiner verantwortungsvollen Position und deiner Qualifikation entspricht. Du arbeitest in einem internationalen Unternehmen mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur und hast die Möglichkeit, Einblicke in strategische Entscheidungsprozesse auf höchster Ebene zu gewinnen. Die Position bietet dir viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und persönliche Entwicklung. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice. Das Unternehmen fördert deine Weiterbildung durch interne und externe Schulungen und bietet dir langfristige Karriereperspektiven. Zusätzliche Benefits umfassen ein subventioniertes Mittagessen in der modernen Betriebskantine, ein umfangreiches Gesundheitsprogramm, vergünstigte Telekommunikationsprodukte, betriebliche Altersvorsorge und regelmäßige Teamevents. Der Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Lage in Bonn mit guter Verkehrsanbindung.