Mitten in der Fachwerk- und Schwarzwald-Stadt Calw führen wir seit 2018 die Notarkanzlei "Notare am Hesse-Museum". Wir beraten und betreuen gemeinsam mit unserem Team aus über dreißig qualifizierten Mitarbeitern einen breiten Mandantenkreis, der von Privatpersonen bis zu überregional tätigen Unternehmen reicht. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein/e engagierte/n

Mitarbeiter Telefonzentrale (m/w/d)

zur Anstellung in Teil- und Vollzeit. Ihre Aufgaben:

·Sie besetzen mit der Telefonzentrale die Schaltzentrale unserer Kanzlei – Sie nehmen Erstanfragen entgegen, beantworten erste Fragen, leiten Anfragen an die zuständigen Sachbearbeiter weiter und übernehmen das Terminmanagement wie Terminplanung, -koordinierung und -überwachung.

·Nach entsprechender Einarbeitung gehört die eigenständige Bearbeitung von Unterschriftsbeglaubigungen sowie der dazugehörige Schriftverkehr mit Mandanten, Behörden, Gerichten und weiteren Stellen u. a. zur Einholung erforderlicher Erklärungen und Erhebung der dadurch anfallenden Kosten zu Ihrem Aufgabengebiet.

·Sie sind Ansprechpartner, wenn es um administrative und organisatorische Aufgaben im Office-Bereich geht.

·Bei Bedarf unterstützen Sie das Empfangsteam; insbesondere behalten Sie die tagesaktuellen Termine im Blick, sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Beurkundungen und koordinieren die Belegung der Beurkundungszimmer. Ihr Profil:

·Als "Visitenkarte" unseres Büros bereitet Ihnen der Umgang mit Menschen Freude; Sie verfügen über ein gepflegtes Erscheinungsbild, gute Umgangsformen und Sie zeichnet Serviceorientierung sowie sicheres und freundliches Auftreten aus.

·Unsere Telefonzentrale ist von 8:00 Uhr bis 18 Uhr, fünf Tage die Woche besetzt. Sie sind bereit, in Absprache mit Ihren Kollegen, Ihre vereinbarte Arbeitszeit in diesem Zeitfenster zu leisten. Wünschenswert wäre eine gewisse Flexibilität bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfällen Ihrer Kollegen.

·Sie bringen Organisationstalent und Belastbarkeit mit; auch in stressigen Situationen bewahren Sie souverän einen kühlen Kopf und den Blick fürs große Ganze.

·Der Umgang mit Menschen, insbesondere am Telefon, bereitet Ihnen Freude; Sie verfügen über ein sicheres und freundliches Auftreten. Sie sind teamfähig, gewissenhaft und serviceorientiert. Ein kollegiales, offenes Arbeitsumfeld ist Ihnen wichtig. Eigenständiges Arbeiten ist für Sie selbstverständlich. Was wir Ihnen bieten:

·Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum und die Chance, Verantwortung zu übernehmen.

·Neben einer leistungsgerechten Vergütung bieten wir Ihnen einen sicheren und unbefristeten Arbeitsplatz, attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, einen Parkplatz in der Calwer Innenstadt und einen Fahrtkostenzuschuss.

·Besonders wichtig ist uns ein angenehmes, kollegiales Arbeitsumfeld, das wir auf vielfältige Weise aktiv fördern. Eine umfassende Einarbeitung durch Kollegen ist selbstverständlich. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltvorstellung. Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an: bewerbung@notare-am-hesse-museum.de (bewerbung@notare-am-hesse-museum.de) oder postalisch an Notare am Hesse-Museum, Marktplatz 28, 75365 Calw.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.