Sekretär m/w/d für Steuerkanzlei

Chemnitz /

nein

Der Stelleninhaber trägt die Verantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich.
Empfangstätigkeit / Repräsentanz in der Kanzlei am Empfang

Ihre Aufgaben:

- Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten. Dokumentation der eingehenden Telefonate.
- Archivierung sämtlicher Dokumentenarten im Dokumentenmanagementsystem (DMS – papierarmes Büro).
- Systemeintragung von Fristen und Terminen. Pflege der Wiedervorlage.
- Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten), Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden
- Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen) .
- Sicheres Tastaturschreiben
- Nach Möglichkeit Diktierfähigkeit (Textübernahme aus Diktiergerät)
- Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro und separater Küche, Ein-/Ausräumen der Geschirrspülmaschine, Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten. Koordinierung der Büroreinigung.
- Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
- Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook – Kanzleikalender unter Beachtung der Regeln für die Terminvergabe.
- Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands. Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.
- Mitarbeit in der Überwachung des Prozessablaufs „Neumandatsannahme“ mit Hilfe von Datev Softwaretools (Vollmachten, Verträge u.a.).
- Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem Datenbestand der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.

Ihr Profil

- Kaufmännische und/oder serviceorientierte Ausbildung.
- Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
- Organisatorische Fähigkeiten, Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
- Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel,..) sowie Affinität zu komplexen EDV Spezialprogrammen (DATEV).
- Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei

Geboten wird:

- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Modernes Arbeitsumfeld
- Sehr gute Entlohnung
- Verschiedene Benefits
- Freundliches und kompetentes Team

ab sofort

nach Vereinbarung

nein