Teamleitung (d/m/w) für unsere Vertretungssekretariate

• Organisation: Sie führen das Chefarztsekretariat eigenständig und kollegial und sind zentrale Ansprechpartner:in für die organisatorischen Belange der Klinikmitarbeitenden.
• Schreibtätigkeiten & Korrespondenz: Sie übernehmen alle administrativen Aufgaben, bearbeiten die allgemeine Korrespondenz sowie den Posteingang und -ausgang.
• Terminmanagement: Sie planen und koordinieren Termine für Ambulanz und Privatambulanz.
• Dienstplanung: Sie gestalten eigenständig den elektronischen Dienst- und Urlaubsplan.
• Veranstaltungen & Reisen: Sie planen, organisieren und bereiten Veranstaltungen vor und übernehmen die Organisation von Dienstreisen.
• Berichte & Auswertungen: Sie erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte zur Unterstützung der Klinikleitung.

• Teamkoordination: Sie koordinieren das Vertretungsteam und die damit verbundenen Prozesse.
• Urlaubsplanung: Sie koordinieren und kontrollieren die Urlaubsplanung des Vertretungsteams sowie der Chefarztsekretariate.
• Vertretungseinteilung: Sie teilen Mitarbeitende für Krankheits- und Urlaubsvertretungen ein.
• Dienstberatung & Mitarbeitergespräche: Sie nehmen an Dienstberatungen teil und führen Mitarbeitergespräche.
• Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für Chefärzte und Chefarztsekretariate.
• Einarbeitung & Prozessklärung: Sie unterstützen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und klären prozessorganisatorische Sachverhalte.

• Sekretariatsvertretung: Sie übernehmen die vollumfängliche Vertretung des Sekretariats der Geschäftsführung.
• Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für andere Sekretariate und Stabstellen, z. B. QM, Presse und MWFK.
• Beschaffungs- und Onboarding-Unterstützung: Sie bearbeiten Beschaffungsanträge für die Arbeitsplatzausstattung neuer Mitarbeitender im Vorstandsbereich und unterstützen das Ankommen neuer Teammitglieder.

• Ausbildung: Sie verfügen mindestens über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung; ein erweiterter Abschluss ist von Vorteil.
• Berufserfahrung: Idealerweise bringen Sie Erfahrung in der Leitung eines Sekretariats mit, dies ist jedoch keine Voraussetzung.
• Fachkenntnisse: Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit deutscher Rechtschreibung und medizinischer Nomenklatur sowie Grundkenntnisse in Englisch.
• Kommunikation & Auftreten: Sie haben exzellente Umgangsformen und treten sensibel sowie fachkundig im Kontakt mit Patienten und Mitarbeitenden auf.
• Arbeitsweise & Kompetenzen: Sie arbeiten selbstständig, ergebnisorientiert und verfügen über Durchsetzungsvermögen, analytisch-konzeptionelles Denkvermögen und sichere Urteilskraft.
• Zuverlässigkeit: Sie arbeiten zuverlässig und vertrauenswürdig.Fort- und Weiterbildung: Sie sind bereit, sich kontinuierlich fort- und weiterzubilden.
• Veränderungsbereitschaft: Sie sind offen für Veränderungsprozesse und unterstützen diese aktiv.
• Teamarbeit: Sie arbeiten gerne in einem diversen und internationalen Team.

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeitbeschäftigung
• Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
• Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
• Ein Entgelt nach TV-MUL
• 30 Tage Urlaub
• Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
• Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
• Mitarbeiterveranstaltungen