Aufgaben

• Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Auftrags- und Baustellenverwaltung: neue Aufträge anlegen, Baustellenakten führen, Auftragsnummern vergeben, Baustellenunterlagen zusammenstellen, Lieferscheine und Leistungsnachweise verwalten, Stunden- und Gerätezettel kontrollieren und fehlende Unterlagen bei Bauleitern/Polieren nachfordern.
• Rechnungswesen: Eingangsrechnungen erfassen und den Baustellen/Kostenstellen zuordnen, Rechnungen zur Prüfung vorbereiten, Ausgangsrechnungen erstellen bzw. vorbereiten, offene Posten verfolgen, Mahnwesen unterstützen und Unterlagen für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater vorbereiten.
• Angebote und Abrechnung: Angebotsanfragen erfassen, Leistungsverzeichnisse und Kalkulationsunterlagen organisatorisch vorbereiten, Angebote versenden, Nachträge dokumentieren, Aufmaße und Abrechnungsunterlagen sammeln sowie Abschlags- und Schlussrechnungen vorbereiten. Die fachliche Mengen- und Preisprüfung bleibt je nach Betrieb bei Kalkulation/Bauleitung.
• Personalverwaltung: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Überstunden erfassen, Stundenzettel kontrollieren, Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten, Mitarbeiterunterlagen verwalten und gegebenenfalls Bescheinigungen/Schulungen/Unterweisungen terminlich überwachen.
• Nachunternehmer und Lieferanten: Angebote und Auftragsbestätigungen verwalten, Nachunternehmerunterlagen einholen, Rechnungen zuordnen, Bescheinigungen und Versicherungsnachweise überwachen sowie Ansprechpartner für Lieferanten sein.
• Dokumentation und Fristen: Genehmigungen, Verkehrsrechtliche Anordnungen, Pläne, Abnahmen, Mängelunterlagen, Bürgschaften und Gewährleistungsfristen verwalten; außerdem sicherstellen, dass wichtige Dokumente auffindbar und vollständig sind.
• Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie Pflege von Dokumenten und Datenbanken.
• Koordination und Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung und das Team.
• Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten in Absprache mit verschiedenen Abteilungen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, um eine effektive und effiziente Arbeitsumgebung zu fördern.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Büromanagement und Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Teamgeist
• Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Benefits

• Gutes Festgehalt
• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Gutscheinkarte
• Moderner Arbeitsplatz
• Klare Verantwortung und Vertrauen
• Kostenlose Getränke und Kaffee

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