Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

In dieser Position unterstützen Sie den Head of Programs im militärischen Programmbereich. Der Schwerpunkt liegt auf der Termin- und Reiseorganisation, der Vorbereitung von Besprechungen sowie vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Effiziente Führung des Terminkalenders und Planung der Agenda für den Head of Programs
• Eigenverantwortliche Priorisierung und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Unterlagenmanagement für Freigabeprozesse
• Organisation von Dienstreisen einschließlich der anschließenden Reisekostenabrechnung
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Protokollen, Aufgabenlisten und Präsentationsunterlagen
• Empfang externer Gäste sowie Koordination von Logistik, Verpflegung und technischer Ausstattung vor Ort
• Abwicklung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen über Click & Buy
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Onboarding-Prozessen, Informationsfluss, Büroorganisation, IT-Infrastruktur und Raumplanung
• Übernahme einfacher PMO-Aufgaben einschließlich Zeit- und Kostenverfolgung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung
• Mehr als drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz beziehungsweise Sekretariat/Assistenz
• Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Office, erste Anwendungskenntnisse in SAP sowie Kenntnisse der Google Suite
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und fortgeschrittene Englischkenntnisse
• Hohes Organisationsgeschick sowie eine eigenständige, präzise und diskrete Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen, starke Kommunikations- und Teamfähigkeit, souveränes Auftreten sowie Belastbarkeit bei Termindruck
• Freundliche und positive Ausstrahlung

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

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English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

In this position, you support the Head of Programs within the military programme area. The main focus is on calendar and travel management, meeting preparation and a wide range of administrative and organizational tasks.

Your tasks

• Efficiently manage the calendar and plan the agenda for the Head of Programs
• Independently prioritize and manage the email inbox and documents for approval processes
• Organize business trips, including the subsequent processing of travel expenses
• Prepare, conduct and follow up meetings and create minutes, task lists and presentation materials
• Welcome external guests and coordinate on-site logistics, catering and technical equipment
• Process and monitor procurement activities using Click & Buy
• Support administrative matters, onboarding processes, information flow, office organization, IT infrastructure and room planning
• Perform basic PMO tasks, including time and cost tracking

Your profile

• Completed commercial vocational training with many years of professional experience
• More than three years of professional experience in assistance or secretarial/assistant functions
• Detailed specialist knowledge of MS Office, initial application knowledge of SAP and knowledge of Google Suite
• Business-fluent German and advanced English skills
• Strong organizational skills and an independent, precise and discreet working style
• Confident handling of confidential information, strong communication and teamwork skills, a professional manner and resilience under deadline pressure
• Friendly and positive manner

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de