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ÜBER UNS

Wir bei HESYS sind Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie und arbeiten auch mit führenden High-Tech-Unternehmen aus Verteidigung und Zukunftstechnologien.

Für ein spannendes Projekt suchen wir Sie im
Sekretariat & Teamassistenz (m/w/d),

Ob über Ausbildung, Studium oder praktische Erfahrung – bei uns zählen Kompetenz, Zusammenarbeit und Begeisterung für die Sache.

Sie arbeiten in Projekten unseres Partners AIRBUS – Ihr Vertrag und Ihre persönliche Betreuung erfolgen direkt über HESYS Engineering.

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IHRE AUFGABEN

Als Assistenz im Bereich Sekretariat und Teamorganisation unterstützen Sie Manager und Teams in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie übernehmen Verantwortung für die reibungslose Kommunikation, Planung und Koordination sowie für die inhaltliche Zuarbeit in Projekten, Terminen und Prozessen.
Ihre Aufgaben:

• Verwaltung von Kalendern, Terminen, Post und Telefonanfragen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Reisen
• Erstellung von Berichten, Präsentationen, Statistiken und Unterlagen
• Unterstützung bei Projekten, Budgetplanung und Geschäftsterminen
• Pflege von Protokollen (MoM) und Nachverfolgung von Maßnahmen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Schnittstelle zu IT- und Gebäudemanagement
• Logistische Aufgaben (Büromaterial, Spesen, HR-Anforderungen)
• Beitrag zu Nachhaltigkeitsinitiativen im Büroalltag

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Ihr Profil

Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation)
• Oder vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung

• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
• Erfahrung in Projekt- oder Teamunterstützung wünschenswert

IT-Kenntnisse

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• SAP-Kenntnisse von Vorteil

Sprachen

• Deutsch: verhandlungssicher
• Englisch: gute Kenntnisse

Weitere Qualifikationen

• Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

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WIR BIETEN

• Abwechslungsreiche Projekte bei namhaften internationalen Kunden
• Einen sicheren Arbeitsvertrag
• Übertarifliche Bezahlung / Branchenzuschläge
• Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
• Persönliche Betreuung durch ein kleines, engagiertes Team
• Option auf Übernahme beim Kundenunternehmen
• Einblicke in innovative Technologien und Zukunftsprojekte

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ABOUT US

At HESYS, we are partners of the international aerospace industry and also work with leading high-tech companies in defense and future technologies.

For an exciting project, we are looking for you in the
Secretary & Team Assistant (m/f/d).
Whether through training, studies, or practical experience – we value competence, collaboration, and enthusiasm for the project.
You will work on projects with our partner AIRBUS – your contract and personal support will be handled directly by HESYS Engineering.

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YOUR TASKS

As an assistant in the Secretariat and Team Organization department, you will support managers and teams in administrative and organizational matters. You will be responsible for smooth communication, planning, and coordination, as well as for providing content-related input into projects, deadlines, and processes.
Your responsibilities:

• Managing calendars, appointments, mail, and phone inquiries
• Organizing and preparing meetings, events, and travel
• Preparing reports, presentations, statistics, and documents
• Supporting projects, budget planning, and business meetings
• Maintaining minutes (MoM) and tracking actions
• Communicating with internal and external contacts
• Interfacing with IT and facility management
• Logistical tasks (office supplies, expenses, HR requirements)
• Contributing to sustainability initiatives in everyday office life

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Your Profile

Education

• Completed commercial training (e.g., industrial clerk, office communications clerk)
• Or comparable qualification

Professional Experience

• Several years of experience in an assistant or secretarial role
• Experience in project or team support is desirable

IT skills

• Excellent MS Office skills
• SAP skills are an advantage

Languages

• German: Fluent
• English: Good knowledge

Other Qualifications

• Strong organizational skills and structured working methods
• Communication and teamwork skills
• Discretion and a sense of responsibility

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WE OFFER

• Varied projects with renowned international clients
• A secure employment contract
• Above-average pay / industry bonuses
• Training and qualification opportunities
• Personal support from a small, dedicated team
• Option for employment with the client company
• Insights into innovative technologies and future projects

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HESYS TechnicalSystems GmbH & Co. KG

E-Mail: careers@hesys-engineering.de