Das Sächsische Umschulungs- und Fortbildungswerk Dresden e. V. (SUFW) ist ein seit 1990 anerkannter und nach ISO 9001 und AZAV zertifizierter Träger für Berufsorientierung, Schulsozialarbeit, Praxisberatung, Inklusion, Berufsvorbereitung, Aus- und Weiterbildung, Aktivierungs-, Beschäftigungs- und Vermittlungsmaßnahmen sowie Jugend- und Migrationssozialarbeit.

Für Sie haben wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine verantwortungsvolle und strategisch bedeutende Führungsposition als

Verwaltungsleitung (m/w/d)

mit 30 - 35 Wochenstunden zu besetzen. Die Schwerpunkte betreffen Personal- und Rechnungswesen. Als Teil der Geschäftsleitung gestalten Sie die organisatorische und wirtschaftliche Entwicklung unserer Einrichtung aktiv und wirken unmittelbar an zentralen Entscheidungsprozessen mit. Sie geben der Verwaltung Richtung, Struktur und Stabilität und sorgen dafür, dass Personalprozesse professionell, das Rechnungswesen transparent und die internen Abläufe zukunftsfähig aufgestellt sind.

Wir bieten Ihnen:

• Eine verantwortungsvolle Leitungsfunktion mit großem Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und Raum für eigene Ideen und Optimierungen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand und der Geschäftsleitung
• Ein engagiertes Team, das klare Strukturen und professionelle Verwaltung schätzt
• Eine sinnstiftende Tätigkeit im sozialen Umfeld
• Eine professionelle Einarbeitung
• Vorerst auf 2 Jahre befristet mit dem Ziel der Entfristung
• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gute Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf
• 30 Tage Urlaub
• Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Deutschlandticket und Jobrad
• Betriebliche Altersvorsorge

Ihr Arbeitsgebiet

Als Verwaltungsleitung obliegt Ihnen die fachliche und disziplinarische Führung der in den Bereichen Personal und Rechnungswesen tätigen Mitarbeiter. Ihre Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

1. Personalmanagement

• Gesamtverantwortung für die administrativen Personalprozesse
• Unterstützung der Geschäftsleitung in arbeitsrechtlichen und organisatorischen Personalthemen sowie der strategischen Personalplanung
• Ansprechpartner/-in für Mitarbeitende in personaladministrativen Fragestellungen
• Strategische und strukturelle Weiterentwicklung des gesamten Personalbereiches, insbesondere:
• Analyse, Optimierung und Standardisierung von Personalprozessen
• Aufbau und Pflege moderner, transparenter und rechtssicherer Personalstrukturen
• Entwicklung von Vorlagen, Standards und Arbeitsanweisungen für den Personalbereich
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Arbeitgeberattraktivität
• Unterstützung und Vertretung der Mitarbeiter im operativen Geschäft, insbesondere:
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen und Zusatzdokumenten
• Begleitung von Einstellungs-, Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Pflege der Personalakten (digital und analog) unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Vor- und Nachbereitung der monatlichen Lohnabrechnung
• Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankmeldungen

1. Rechnungswesen & Finanzorganisation

• Gesamtverantwortung für die administrativen Prozesse im Rechnungswesen und enge Zusammenarbeit mit dem Controlling
• Unterstützung der Geschäftsleitung in allen finanzorganisatorischen, betriebswirtschaftlichen und abrechnungsrelevanten Fragestellungen sowie bei der strategischen Finanz- und Budgetplanung
• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende in allen abrechnungs- und finanzadministrativen Themen
• Strategische und strukturelle Weiterentwicklung des gesamten Rechnungswesens
• Unterstützung und Vertretung der Mitarbeiter im operativen Geschäft

Ihr Profil: strukturiert, verantwortungsbewusst, organisationsstark

Die Position als Verwaltungsleitung erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Strukturierungsfähigkeit und Entscheidungsstärke. Sie organisieren Ihren Verantwortungsbereich weitgehend selbstständig, setzen Prioritäten, entwickeln Lösungen und sorgen dafür, dass die Verwaltung professionell, rechtssicher und zukunftsfähig aufgestellt ist.

Sie bringen mit:

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Verwaltungswissenschaften, Betriebswirtschaft, Personalmanagement, Sozialmanagement, Public Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung, alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung in leitender Verwaltungsfunktion
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise mit Bezug zu Personalwesen und/oder Rechnungswesen
• Erfahrung in einer leitenden oder koordinierenden Funktion mit Personalverantwortung
• Sehr gute Kenntnisse im Arbeits- und Personalverwaltungsrecht sowie ein solides Verständnis betriebswirtschaftlicher und finanzorganisatorischer Zusammenhänge
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Verträgen, Fristen und sensiblen Daten
• Ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Verwaltungsprozesse zu strukturieren, zu optimieren und nachhaltig weiterzuentwickeln
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel; idealerweise Erfahrung mit Abrechnungs-, Buchhaltungs- oder Personalverwaltungssystemen
• Selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Entscheidungs- und Verantwortungsbereitschaft
• Kommunikationsstärke, Verlässlichkeit und ein professionelles Auftreten auf allen Ebenen
• Fähigkeit, Mitarbeitende wertschätzend zu führen, zu motivieren und fachlich weiterzuentwickeln
• Diskretion, Integrität und ein hohes Maß an Loyalität gegenüber der Organisation
• Freude an Aufbauarbeit, Strukturentwicklung und Qualitätssicherung

Wir suchen eine Person, die den Überblick behält, vorausschauend denkt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, Ordnung, Klarheit und Verlässlichkeit in administrative Prozesse zu bringen. Sie sind nicht "nur Verwaltung", sondern ein zentraler Stabilitätsfaktor unserer Organisation.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und besprechen alle weiteren Details sehr gern in einem persönlichen Gespräch.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.