Für eine renommierte Spitzenverbandsorganisation im Großraum Düsseldorf suchen wir – ab sofort – eine Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Rolle fungieren Sie als zentrale Schnittstelle und sichern einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Sie unterstützen sowohl strategische als auch operative Aufgabenstellungen und leisten durch Ihr ausgeprägtes Organisationstalent einen maßgeblichen Beitrag zum Erfolg der Organisation.

Aufgaben

• Termin- und Zeitmanagement: Effiziente Planung, Koordination und Überwachung aller Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
• Büroorganisation: Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags im direkten Umfeld der Geschäftsleitung.
• Kommunikation: Interner und externer Ansprechpartner (mündlich und schriftlich) für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner sowie dem Ehrenamt.
• Informationsmanagement: Aufbereitung, Strukturierung und Dokumentation relevanter Informationen und Dokumente; Pflege von Daten in relevanten Systemen (z. B. MS Office Anwendungen, Abrechnungssysteme).
• Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung und Konzeption von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen; Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung von Versammlungen.
• Projektunterstützung: Mitwirkung bei Sonderprojekten, teilweise Übernahme von eigenständigen Verantwortlichkeiten.
• Repräsentation: Professionelles Auftreten und Repräsentation des Unternehmens nach innen und außen.

Qualifikation

• Idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein relevantes Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen oder vergleichbaren Tools.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Digitale Kompetenz und Affinität zu modernen Arbeitstools.
• Organisationstalent und strukturiertes, eigenverantwortliches Arbeiten.
• Diskretion und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten.
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Hohes Maß an Proaktivität und Teamfähigkeit.

Benefits

• Ein modernes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative und persönliche Entwicklung.
• Spannende Projekte und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Zusammenarbeit mit einem motivierten und talentierten Team.
• Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen.
• 30 Urlaubstage.
• Fortbildungsmöglichkeiten und Unterstützung bei beruflicher Weiterentwicklung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!