• Fachliche und organisatorische Leitung und Koordination des Office-Teams
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Büroablaufs
• Organisation der allgemeinen Büroadministration inklusive Post, Korrespondenz, Material- und Bestellwesen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern sowie Organisation von Bewirtungen
• Planung und Koordination von Meetings, Konferenzen, Räumen und Terminen
• Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen und Events
• Koordination externer Dienstleister sowie Unterstützung im Gebäude- und Facility Management
• Organisation von Arbeitsplatz-, Raum- und Umzugsplanungen
• Betreuung und Verwaltung des Fuhrparks, unter anderem Dienstwagen, Tankkarten und Leasingverträge
• Verwaltung von Dienstleister-, Miet- und Versicherungsverträgen inklusive digitaler Ablage und Fristenüberwachung
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen sowie Verwaltung von Zutrittskarten und A1-Bescheinigungen
• Koordination und Dokumentation von Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit, beispielsweise Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsarzttermine
• Unterstützung bei Themen rund um Datenschutz und weitere interne Compliance-Anforderungen
• Pflege und Verwaltung interner Richtlinien, Dokumentationen und Nachweise
• Umsetzung und Weiterentwicklung nachhaltiger Maßnahmen im Büro, insbesondere in den Bereichen Energieeffizienz, Abfallmanagement und Ressourcenschonung

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Office Administration oder vergleichbaren organisatorischen Funktionen
• Idealerweise erste oder aktuelle Erfahrung in der fachlichen Führung und Koordination eines Teams
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Professionelles, freundliches und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Kollaborationstools
• Idealerweise Kenntnisse in den Bereichen Arbeitssicherheit, Datenschutz oder Facility Management
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

WORK-LIFE-BALANCE: Eine 37,5-Stunden-Woche bei Vollzeit für eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Privatleben

MOBILITÄT: Ein kostenfreies Deutschlandticket sowie die Möglichkeit zum Bike-Leasing

BENEFITS: Monatlich bis zu 25 € Zuschuss – beispielsweise als Wertgutschein oder für eine Urban-Sport-Mitgliedschaft

FAMILIE: Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch einen Zuschuss zur Kinderbetreuung

WEITERENTWICKLUNG: Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung

ARBEITSUMFELD: Ein moderner Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung und abwechslungsreichen Aufgaben

TEAM: Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit regelmäßigen Come-Together-Veranstaltungen

VERANTWORTUNG: Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und zu optimieren

Dann schicken Sie uns heute noch Ihren Lebenslauf und wir garantieren Ihnen eine schnellstmögliche und unkomplizierte Abwicklung.

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• Steuerung und Beratung bei Vertrags- und Gehaltsverhandlungen
• Terminmanagement und Koordination aller Gespräche bei unserem Kunden
• Tipps und Tricks für das perfekte Vorstellungsgespräch
• Auf Wunsch die Begleitung zum Vorstellungsgespräch