Die TERTIA Berufsförderung in Erkelenz sucht zum nächst möglichen Zeitpunkt eine erfahrene

Verwaltungskraft m/w/d als Assistenz der Standortleitung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einer Unterstützung durch eine freundliche, engagierte und motivierte Verwaltungskraft. Als Dienstleister im Bildungsbereich haben wir täglich mit vielen unterschiedlichen Menschen und Fragestellungen zu tun. Wir verstehen uns als unterstützende und wegweisende Einrichtung im Bereich der Erwachsenenbildung und wollen Menschen professionelle Hilfestellung und Perspektive auf ihrem Bildungsweg bieten.

Ihre Aufgaben:

Im Bereich Organisation und Koordination:

• Bei der Lösung organisatorischer Probleme unterstützen
• Auf die Einhaltung organisatorischer Abläufe achten
• Koordination von Terminen
• Nachhalten von Aufgaben und Fristen

Im Bereich Administrative Unterstützung

• Protokolle führen
• Rechnungen, Bestellungen und Freigaben koordinieren
• Ablage- und Dokumentenmanagement

Im Bereich Kommunikation

• Schnittstelle zw. Standortleitung, Mitarbeitenden und Kunden
• Weitergabe von wichtigen Informationen innerhalb des Standortes
• Bearbeitung von telefonischen und schriftl. Anfragen
• Ansprechpartner für organisatorische Anliegen

Im Bereich Unterstützung im Tagesgeschäft

• Maßnahmen und Aufgaben aus Besprechungen verfolgen
• Begleitung der Projekte der Standortleitung
• Bei der Lösung organisatorischer Probleme unterstützen

Personalbezogene Aufgaben

• Organisation von Schulungen und Unterweisungen
• Unterstützung bei Onboarding und Mitarbeitereintritt
• Weitere Aufgaben in Rahmen der Personalverwaltung und Dokumentation der jeweiligen Einsätze

Ihr Profil:

• Ausbildung und Berufserfahrung als Mitarbeitende/r im verwalterischen Bereich
• Sehr gute Organisationsfähigkeit
• Kenntnisse im Personalwesen sind zwingend erforderlich
• Professioneller Umgang mit MS Office und sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie von KI im beruflichen Kontext, z. B. Protokolle mit Hilfe von KI zu erstellen (ChatGPT usw.)
• Team- und Kooperationsfähigkeit,
• Flexibilität und Zuverlässigkeit
• Freundlichkeit und Einsatzbereitschaft
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• verhandlungsstark

Wir bieten:

• Entlohnung nach Tarif
• geregelte Arbeitszeiten zu den üblichen Bürozeiten in Teilzeit
• kollegiale Begleitung, Beratung und Weiterbildung
• engagiertes und eingearbeitetes Kollegenteam

Einsatzort: ist Erkelenz

Die Stelle kann sowohl in Teilzeit mit 20 Std/Woche bzw. in Vollzeit ausgeübt werden und ist zunächst befristet ausgeschrieben.

Ihre Bewerbungsunterlagen richten Sie per Email bitte an:

TERTIA TBF

z. H. Frau Yvonne Behr yvonne.behr@tertia.de

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.