Teamassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

Als mittelständisches Unternehmen und verlässlicher Partner der Industrie liefert Schmitt Engineering umfassende technische Expertise. Unsere Tätigkeiten erstrecken sich entlang der Prozesskette von der Planung und Projektierung über die Entwicklung und Konstruktion bis hin zur Fertigung, Montage und Inbetriebnahme.

Ist Technik auch Ihre Leidenschaft? Dann werden Sie Teil unseres Teams und entwickeln mit uns die Zukunft.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Leitung Project Engineering Management im Tagesgeschäft, insbesondere bei Kalender- und Unterlagenmanagement
• Koordination von Teamterminen, Raum- und Arbeitsplatzbuchungen sowie Übernahme von Vertretungsaufgaben
• Unterstützung bei operativen, konzeptionellen und organisatorischen Themen sowie Erstellung von Präsentationen, Kommunikationsunterlagen und Übersichten
• Planung und Organisation von In- und Auslandsreisen einschließlich Buchungen über SAP Concur, Visabeschaffung und Reisekostenabrechnung
• Abwicklung von Bestell- und Rechnungsprozessen – von der Angebotseinholung bis zur Bearbeitung in Ariba und SAP
• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen inklusive Raumplanung und Catering
• Administrative HR-Unterstützung, beispielsweise bei Fehlzeiten, Stundenerfassung und Mehrarbeitsprozessen
• Pflege von Personal-, Kapazitäts- und Organisationsübersichten sowie Koordination von Recruiting und Onboarding
• Organisation des laufenden Office-Betriebs, einschließlich Arbeitsplatzmanagement, Besucheranmeldungen und Koordination von IT- und Systemanliegen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung, Digitalisierung und dem Wissensmanagement der Einheit, insbesondere durch die Pflege von SharePoint und Dokumentationen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Office-Management-Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Copilot
• Idealerweise Erfahrung mit SAP, Ariba und SAP Concur
• Professionelles, verbindliches Auftreten und sichere Umgangsformen im geschäftlichen Umfeld
• Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Hinweis:
Wir setzen für diese Position gute Deutschkenntnisse auf mindestens B2-Niveau voraus, da Deutsch unsere Unternehmenssprache ist.

Wir bieten Ihnen folgende Benefits:

• Übertarifliche Vergütungsstruktur, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Möglichkeiten
• Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm
• Mitarbeiterevents
• Über 30 Jahre Know-how und abwechslungsreiche Projekte in Hochtechnologiebranchen