Du hast Lust, Strukturen zu schaffen, Dinge zu bewegen und hinter den Kulissen den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten? Dann bist du bei mir genau richtig. Ich suche eine Persönlichkeit, die nicht nur verwaltet, sondern mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Freude an Vielseitigkeit hat. Dein Verantwortungsbereich reicht vom klassischen Office-Management bis hin zur Unterstützung bei privaten Aufgaben - du bist der Dreh- und Angelpunkt für alles, was ansteht.

Als "cream collection Stephan Vila" unterstütze ich Unternehmen aller Branchen (z. B. Inkasso, Banken, Versicherungen, Energieversorger, FinTechs) in allen Fragen rund um das Forderungsmanagement. Ich agiere als Berater und Interimmanager und bin dabei häufig direkt bei meinen Kunden vor Ort. Aufgrund meiner starken Einbindung in Projekte suche ich Unterstützung für sämtliche administrativen und organisatorischen Aufgaben im geschäftlichen und privaten Bereich. In meinem Arbeitsumfeld zähle ich auf kurze Wege, ehrliche Kommunikation und einen vertrauensvollen Umgang - und das gilt auch für meine persönliche Assistenz.

Dich erwartet ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag, bei dem kein Tag wie der andere ist.

• Allgemeine Büroorganisation: Verwaltung von Dokumenten, Ablage (digital und analog), Postbearbeitung
• Kalender- und Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung geschäftlicher und privater Termine
• Reiseplanung und -buchung: Organisation von Geschäfts- und Privatreisen
• Buchhaltung und Belegmanagement: Vorbereitung und Erfassung von Belegen in der Buchhaltungssoftware, Überwachung von Zahlungsfristen
• Korrespondenz: Eigenständige Bearbeitung von E-Mails, Briefen und Telefonaten
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen: Vorbereitung, Protokollführung, Nachbereitung
• Anfertigung von Präsentationen und Dokumenten: Erstellung und Formatierung nach Vorgaben
• Persönliche Unterstützung: Übernahme privater und administrativer Aufgaben (z. B. Schriftwechsel mit Banken und Versicherungen, persönliche Ablage, Terminvereinbarungen etc.)
• Recherche und Informationsbeschaffung: Eigenständige Recherche zu vielfältigen Themen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder als Privatsekretär(in)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Grundkenntnisse in der Buchhaltung und im Umgang mit Buchhaltungssoftware von Vorteil
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Organisationsstärke
• Selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Erstklassige Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
• Flexibilität und Bereitschaft, sowohl geschäftliche als auch private Aufgaben zu übernehmen
• Empathie, ausgeprägte Fähigkeit zu Netzwerken und ein freundliches Wesen
• Keine Angst vor Hunden oder Tierallergie, da im "Office" ein Hund lebt. Das Mitbringen eines eigenen Hundes ist nach Absprache möglich.

• Tätigkeit vor Ort in Essen-Rüttenscheid (regelmäßige Präsenz im "Office" ist erforderlich; gelegentliches Homeoffice nach Absprache möglich)
• Weitestgehend flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit, einen eigenen Hund mitzubringen
• Direkter Kontakt zum Inhaber und damit direkte Entscheidungswege

Wenn du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und dich nicht vor neuen Herausforderungen scheust, bist du bei mir genau richtig. Ich freue mich auf deine Bewerbung per E-Mail, die auch gerne eine besondere Note haben darf, und darauf, dich vielleicht schon bald bei cream collection willkommen zu heißen.