Wir bieten:

• Herausfordernde Aufgaben und Entfaltungsmöglichkeiten in einem innovativen und internationalen Umfeld
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und somit das Office Management weiter voran zu treiben
• Einen unbefristeten Arbeitsplatz in einer außerordentlich positiven Arbeitsatmosphäre
• Modern ausgestattete Büros mit guter Verkehrsanbindung durch die zentrale Lage am Karlsruher Hauptbahnhof
• 30-Tage-Urlaub, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, ein Obstkorb und kostenlose Getränke sind für uns selbstverständlich

Ihre Aufgaben:

• erste*r Ansprechpartner*in für Anrufende und Besuchende
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, sowie deren Vertretung in Abwesenheit
• Unterstützung der Bereichsleitung bei Sonderaufgaben und Projekten
• Erledigung klassischer Assistenzaufgaben:

  - Planung und Buchung von Dienstreisen sowie Freigabe der Reisekostenabrechnung

  - Buchung von Poolfahrzeugen und Unterstützung bei der Betreuung des Fuhrparks

  - Terminplanung und -koordination sowie die Organisation von Besprechungen

  - Bearbeiten des Posteingangs und –ausgangs und Übernahme der Telefonzentrale

  - Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien

  - Überwachung der Ordnung und Sauberkeit in unseren Büros

• Optimierung von Abläufen und Prozessen im Sekretariat

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Erfahrung im Bereich Office Management, Sekretariat oder am Empfang
• strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
• Hohe Kommunikationsfähigkeit gepaart mit einem freundlichen Auftreten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Abteilung: Administration

Standort