Personal Assistant / Admin Support (d/m/w)

Stellenbeschreibung

Für den Standort Frankfurt suchen wir eine zuverlässige, proaktive und sehr gut organisierte Person, die eine Senior-Führungskraft und das zugehörige Team im Tagesgeschäft unterstützt. Die Rolle umfasst anspruchsvolle administrative und koordinative Aufgaben in einem dynamischen, internationalen Umfeld. Sie erfordert ein hohes Maß an Eigenständigkeit, Genauigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu steuern und professionelle Kommunikation sicherzustellen.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Verwaltung komplexer Kalender der Senior-Führungskraft und des Teams, inkl. Koordination über verschiedene Zeitzonen hinweg

• Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen, inklusive Buchungen, Reiseunterlagen sowie vollständiger Spesenbearbeitung (T&E) gemäß internen Richtlinien

• Bearbeitung von Rechnungen, internen Anträgen und systemgestützten Requests, inkl. Prüfung, Einreichung und Nachverfolgung

• Sicherstellen der Einhaltung interner Prozesse, Policies und Compliance-Vorgaben, inkl. Vorbereitung relevanter Freigaben und Abstimmungen

• Vorbereitung, Finalisierung und Qualitätssicherung von Dokumenten, Präsentationen, Briefings und Unterlagen für interne Formate

• Aufbereitung, Einreichung und Nachverfolgung von Compliance-Freigaben und Genehmigungen

• Strukturierte Pflege und Verwaltung digitaler Ablagen, Dokumentationen und gemeinsamer Arbeitsbereiche

• Koordination mit internen Stakeholdern (Business Management, HR, Finance, Operations etc.) zur Gewährleistung reibungsloser Abläufe

• Nachverfolgung offener Punkte sowie systematische Fristen- und Aufgabensteuerung

• Unterstützung beim Onboarding neuer Teammitglieder (Systemzugänge, Materialien, Prozessbegleitung)

• Selbstständige Bearbeitung eingehender Anfragen und Sicherstellung zeitnaher, professioneller Rückmeldungen

• Unterstützung bei Ad-hoc-Themen und teambezogenen Sonderaufgaben mit hohem Maß an Vertraulichkeit

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle, idealerweise im internationalen Umfeld

• Hervorragende Organisationsfähigkeit, hohe Zuverlässigkeit und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und in einem dynamischen Umfeld mehrere Aufgaben parallel zu steuern

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und professionelles Auftreten

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (zwingend erforderlich)

• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word, PowerPoint sowie hohe technologische Affinität

• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen und hoher Integrität

• Hohe Serviceorientierung, Flexibilität und Teamfähigkeit

Was wir bieten

Wir bieten dir eine breite Palette von Leistungen, die all deine beruflichen und persönlichen Bedürfnisse abdecken.

• Emotional ausgeglichen
  Eine positive Haltung hilft dir, die Herausforderungen des Alltags zu meistern – beruflich wie privat. Profitiere von Angeboten wie Beratung in schwierigen Lebenssituationen und Angeboten zur Förderung deiner mentalen Gesundheit.

• Körperlich fit
  Mit unseren Angeboten zur Aufrechterhaltung deiner persönlichen Gesundheit und einem förderlichen beruflichen Umfeld hilft dir die Bank, körperlich fit zu bleiben. Du profitierst von umfangreichen Check-up-Untersuchungen, Impfangeboten und Beratung zur gesunden Lebensführung.

• Sozial vernetzt
  Der Austausch mit anderen eröffnet dir neue Perspektiven, bringt dich beruflich wie persönlich voran und stärkt dein Selbstvertrauen und Wohlbefinden. Profitiere von Angeboten wie Unterstützung durch den pme Familienservice, dem FitnessCenter Job, flexiblen Arbeitszeitmodellen (z. B. Teilzeit, Jobtandem, hybrides Arbeiten) sowie einer umfangreichen Kultur der Vielfalt, Chancengleichheit und Teilhabe.

• Finanziell abgesichert
  Die Bank sichert dich nicht nur während deiner aktiven Karriere, sondern auch für die Zukunft finanziell ab und unterstützt deine Flexibilität sowie Mobilität – egal ob privat oder beruflich. Profitiere von Angeboten wie Beitragsplänen für Altersvorsorge, Bankdienstleistungen für Mitarbeitende, Firmenfahrrad oder dem Deutschlandticket

Die Stelle wird in Voll- und in Teilzeit angeboten.

Da die Benefits je nach Standort geringfügig variieren können, wende dich bei konkreten Fragen gerne an deinen Recruiter oder deine Recruiterin.

Bei Fragen zum Rekrutierungsprozess steht dir Kübra Cakir gerne zur Verfügung.

Kontakt Kübra Cakir: +49 151 22574650

Wir streben eine Unternehmenskultur an, in der wir gemeinsam jeden Tag das Beste geben. Dazu gehören verantwortungsvolles Handeln, wirtschaftliches Denken, Initiative ergreifen und zielgerichtete Zusammenarbeit.
Gemeinsam teilen und feiern wir die Erfolge unserer Mitarbeiter*innen. Gemeinsam sind wir die Deutsche Bank Gruppe.

Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen und fördern ein positives, faires und integratives Arbeitsumfeld.