Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik in Garching sucht für die administrative Unterstützung des Betriebsrats eine*n Sekretär*in / Assistent*in in Vollzeit (ggf. auch Teilzeit ab 80% möglich).

Das sind Ihre Aufgaben

• Erste*r Ansprechpartner*in im Vorzimmer des Betriebsratsbüros: Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden des Instituts und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
• Planung und Koordination von Terminen und Veranstaltungen: Sie organisieren Termine, Betriebsversammlungen, Dienstreisen und Schulungen für das 11-köpfige Betriebsratsgremium und stellen Sie sicher, dass alles reibungslos verläuft.
• Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen:
  Sie bereiten die Sitzungen effizient vor und nach, sammeln notwendige Informationen und Unterschriften und helfen bei der Vorbereitung sonstiger Themen
• Erstellung von Präsentationen und Statistiken: Sie unterstützen die Betriebsratsarbeit durch die Erstellung von ansprechenden Präsentationen, der inhaltlichen Gestaltung und Pflege der Betriebsrats-Intranetseite (z.B. Newsletter) und Verwaltung von anderen Unterlagen.
• Übernahme klassischer Büro- und Sekretariatsaufgaben: Zu Ihren Aufgaben gehören Telefon- und Postmanagement, Bestellung von Büromaterial, Krankmeldungen von Kolleg*innen und die Ablage vertraulicher Unterlagen.
• Unterstützung bei der Prozessoptimierung: Sie tragen aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse bei und bringen Ihre Ideen ein.

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich/Sekretariat
• Hervorragende Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• IT-Affinität und idealerweise Erfahrung mit modernen Bürokommunikationssystemen (z.B. Zoom, WebEx)
• Kenntnisse im Betriebsverfassungsgesetz oder die Bereitschaft, sich in diesem Bereich weiterzubilden
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und sehr gute Englischkenntnisse
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke und Diskretion

Das sind die Gründe bei uns zu starten

• Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 6 TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
• Unbefristete, krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
• Sie sind Teil eines der größten wissenschaftlich-technischen Projekte in Deutschland
• Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
• Mobiles Arbeiten ist teilweise möglich (in Abhängigkeit von den betrieblichen Anforderungen)
• 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
• Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
• Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
• Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
• Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
• Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
• Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
• Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
• Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
• Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

Sehen wir uns bald am IPP?