Standort: Gilching (4 Tage/Woche Präsenz) | Vollzeit

Über uns

MultiBase ist ein spezialisiertes BI-Unternehmen. Wir helfen Firmen, durch Daten bessere Entscheidungen zu treffen. Wir wachsen, arbeiten modern (remote-first Setup für Consultants) und legen Wert auf Qualität. Da unsere langjährige Office Managerin in den Ruhestand geht, suchen wir eine neue zentrale Vertrauensperson. Jemanden, der die Fäden in der Hand hält, der Geschäftsführung den Rücken freihält und dafür sorgt, dass Verwaltung und Finanzen reibungslos funktionieren.

Aufgaben

Deine Verantwortung

Du bist die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Steuerbüro und Kunden. Deine Rolle ist zweigeteilt: Du managst das operative "Maschinenraum" (Finanzen/Office) und unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft.

1. Finanzen & Controlling (Schwerpunkt)

Du sorgst dafür, dass unsere Zahlen stimmen und die Abrechnung pünktlich läuft.

• Fakturierung: Du prüfst die gebuchten Zeiten unserer Consultants, unterscheidest sicher zwischen "billable" und "non-billable" und erstellst die monatlichen Rechnungen an unsere Kunden (via Easybill).
• Vorbereitende Buchhaltung: Du bist die Schnittstelle zu unserem Steuerbüro. Du bereitest alle Belege und Unterlagen so vor, dass die Buchhaltung effizient arbeiten kann.
• Reporting & Liquidität: Du hast die Liquidität und die Auslastung der Mitarbeiter im Blick und stellst sicher, dass die Geschäftsführung jederzeit über den aktuellen Stand informiert ist.

2. Executive Assistance & Private Office

Du organisierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, damit diese sich auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

• Termin- & Reisekoordination: Du planst Meetings und Reisen vorausschauend und effizient.
• Private Assistenz: Du übernimmst auch private organisatorische Aufgaben für die Geschäftsführung – Diskretion ist hierbei oberstes Gebot.
• Gatekeeper: Du filterst Anfragen und entscheidest, was wichtig ist.

3. Office Management & HR Support

• Standort Gilching: Du bist 4 Tage die Woche vor Ort und sorgst dafür, dass im Büro alles läuft (Post, Bestellungen, Ansprechpartner für Dienstleister).
• HR-Administration: Du unterstützt bei administrativen Personalthemen (z.B. Onboarding neuer Mitarbeiter, Verwalten von Urlaubstagen, Lizenzen und Hardware).

Qualifikation

Das bringst du mit

Wir suchen jemanden, der Spaß an Organisation hat und "in Lösungen denkt".

• Erfahrung: Du hast fundierte Erfahrung im Office Management, als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position.
• Zahlenverständnis: Du hast keine Angst vor Rechnungen oder Auswertungen. Du arbeitest sorgfältig und genau.
• IT-Affinität: Du gehst routiniert mit modernen Tools um (MS Office, Teams, Rechnungsprogramme).
• Arbeitsweise: Du arbeitest sehr selbstständig. Du siehst Arbeit, bevor man dich darauf hinweisen muss, und erledigst Dinge proaktiv.
• Persönlichkeit: Du bist absolut loyal, verschwiegen und stehst zu 100% hinter den Unternehmern. Du bist ein pragmatischer Macher-Typ.
• Sprache: Deutsch auf Muttersprachniveau und verhandlungssicheres Englisch sind Voraussetzung.

Benefits

Was wir bieten

• Schlüsselposition: Du bist eine der wichtigsten Personen im Unternehmen und arbeitest direkt mit den Entscheidern.
• Stabilität & Wertschätzung: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einem erfolgreichen Unternehmen.
• Klares Onboarding: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser, sondern arbeiten dich strukturiert in die bestehenden Prozesse ein.