Anmelde- und Kurssachbearbeitung Deutsch als Fremdsprache (DaF)
Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung, Hamburger Volkshochschule
- Job-ID: J000036544
- Startdatum: schnellstmöglich
- Art der Anstellung: Teilzeit 65%
(unbefristet) - Bezahlung: EGr. 8 TV-L
- Bewerbungsfrist: 26.09.2025
- Anzahl der Stellen: 2
Wir über uns
Die Hamburger Volkshochschule (VHS) ist ein Landesbetrieb der Freien und Hansestadt Hamburg und die größte öffentliche Weiterbildungseinrichtung Hamburgs. Wir bieten mit über 150 Mitarbeitenden in ca. 9000 Kursen pro Jahr ein laufend aktualisiertes hochwertiges Weiterbildungsangebot für alle an.
Wir suchen für unser 32-köpfiges Kollegium im Zentrum Deutsch als Fremdsprache (DaF) zwei engagierte und erfahrene Verwaltungskräfte zur Verstärkung unseres Beratungsteams. Es erwartet Sie ein aufgeschlossenes und lebendiges Team sowie ein vielfältiges Aufgabensprektrum an fünf Standorten.
Wenn Sie die Abwechslung und Vielfalt mögen, sind Sie genau richtig bei uns in der VHS!
Hier sind weitere Informationen über uns als Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.
Impressum
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren den Kundenservice, unterstützen in der Beratung zu den Öffnungszeiten sowie im Backoffice und nehmen Anmeldungen, Stornierungen sowie Umbuchungen von Kursen vor.
- Sie kommunizieren mit Kundinnen und Kunden sowie Teilnehmerinnen und Teilnehmern und informieren über das Programm.
- Im VHS-eigenen Kursverwaltungssystem Orbis verwalten Sie kursbezogene Daten.
- Auch die Übermittlung von Daten an zuständige Stellen und die Korrespondenz zur Klärung von Problemfällen gehört zu Ihren Aufgaben.
- Sie erstellen u.a. Bescheinigungen, Formblätter, Listen und organisieren die maßnahmen- und personenbezogene Ablage.
Ihr Profil
Sie sind bereits bei der Freien und Hansestadt Hamburg beschäftigt oder sind schwerbehindert oder Schwerbehinderten nach dem SGB IX gleichgestellt.
- abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
- der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse
Vorteilhaft
- sicherer Umgang mit Office-Programmen sowie mit der VHS-eigenen Kursverwaltungssoftware "Orbis" bzw. Bereitschaft, sich zügig darin einzuarbeiten
- Erfahrung im Kundenkontakt und Kundenservice, Fremdsprachenkenntnisse (u.a. Englisch, Russisch, Spanisch, Arabisch, Persisch, Türkisch)
- Erfahrung in der Sachbearbeitung in Bildungseinrichtungen
- sehr gute Kenntnisse in der Büroorganisation
- Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Dienstleitungsorientierung, Flexibilität, hohe Belastbarkeit
Unser Angebot
- 2 Teilzeitstellen, insgesamt 130%, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen. Um eine Abdeckung des Personals an mehreren Standorten gleichzeitig zu gewährleisten, kann ausschließlich in Teilzeit (50%-80%) besetzt werden. Details siehe unten.
- Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Entgelttabelle), weitere Informationen auf karriere.hamburg
- engagierte Führungskräfte und motivierte Mitarbeitende in einem aufgeschlossenen Team, die Ihnen bei der umfangreichen Einarbeitung zur Seite stehen
- VHS-eigene Fortbildungen und Coachings sowie die Teilnahme an Veranstaltungen des Zentrums für Aus- und Fortbildung
- Work-Life-Balance: flexible und familienfreundliche Arbeitszeit, mobiles Arbeiten
- betriebliche Gesundheitsförderung: u.a. die Möglichkeit zum Erwerb des EGYM-Wellpass (Firmenfitness)
- weitere attraktive Benefits der FHH
Die Standorte liegen aktuell in zwei Bereichen:
- Team HH Süd (Harburg, Heimfeld) und
- Team Mitte/Nord (Schanze, Lokstedt, Saarlandstr.)
Die Beratung erfolgt in Präsenz vor Ort, telefonisch und per Zoom und findet aktuell standortabhängig jeweils an unterschiedlichen Tagen für jeweils 3-Stunden im Zeitrahmen von Mo-Do 9-18 Uhr und Fr 9-14 Uhr statt.
Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft.
Ihre Bewerbung
Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:
- Anschreiben,
- tabellarischer Lebenslauf,
- Nachweise der geforderten Qualifikation,
- aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre),
- für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
- Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle
(nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes),
Ihre vollständige Bewerbung senden Sie uns bitte unter Angabe der Job-ID per E-Mail mit den Bewerbungsunterlagen in einer Datei im PDF-Format an:
Bewerbung@vhs-hamburg.de
Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Da sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
