Position description

Type of assignment

Part-time Regular

Function

Support function - Facilities & Real Estate

Job title

Rezeptionist (m/w/d)

Position requirements and constraints (working hours…)

34 hours/week

Job description

Begrüßung von Mitarbeitenden und Besuchern bei deren Ankunft
Begrüßung der Besucher am Empfang, Weiterleitung und Ankündigung nach Bedarf
Sicherstellen, dass der Empfangsbereich, die Konferenzräume und die Küche ordentlich und präsentabel sind und dass alle notwendigen Büromaterialien (z. B. Stifte, Formulare und Broschüren) vorhanden sind
Sicherstellung, dass alle erforderlichen Formulare für Kunden und Besucher ausgefüllt werden
Weitergabe von Anweisungen und relevanten Informationen an Mitarbeitende und Besucher, um einen freundlichen und effizienten Service zu gewährleisten
Beantwortung von Fragen, Bearbeitung von Beschwerden sowie Bereitstellung grundlegender und genauer Informationen persönlich, telefonisch oder per E-Mail
Koordination der Aktivitäten am Empfang
Koordination der Parkplätze
Entgegennahme, Weiterleitung und Vermittlung eingehender Telefonate
Empfang, Sortierung, Zentralisierung und Weiterleitung eingehender Nachrichten von internen und externen Ansprechpartnern an die zuständigen Kontakte
Annahme und Verteilung von Briefen, Paketen usw.
Aufrechterhaltung der Bürosicherheit durch Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Kontrolle des Zutritts über den Empfang (Überwachung des Besucherbuchs, Ausgabe von Besucherausweisen)
Ausführung weiterer Empfangsaufgaben wie Ablage, Kopieren usw.
Führung aktueller Aufzeichnungen über Bürokosten und Ausgaben
Aktualisierung von Logbüchern und Akten
Administrative Aufgaben, Erstellung von Excel-Tabellen

Applicant's profile

Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder in einem ähnlichen Bereich
Mindestens 2–5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Zoll, Import und/oder Export
Serviceorientierte Arbeitsweise
Selbstständige Arbeitsweise und hohes Engagement
Sprachen: Deutsch und Englisch

Working time (%)

89