Sie sind ein Organisationstalent, können sie schnell auf neue Situationen einlassen und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Wer wir sind:
Herzog Personal ist seit über 45 Jahren der Spezialist für die erfolgreiche Vermittlung von kaufmännischen Fach- und Führungskräften an nationale und internationale Unternehmen in Köln und Umgebung.

Stellenangebot: Für eines der größten interdisziplinären Forschungszentren Europas suchen wir eine Assistenz (m/w/d) auf Leitungsebene. Der Einsatz erfolgt im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung und ist derzeit – im Rahmen eines Projektes - befristet bis Ende 2026.

Ihre Aufgaben:

• Selbständige Erledigung aller anfallenden allgemeinen administrativen Aufgaben für die Leitung der Geschäftsstelle
• Durchführung von Bestellungen
• Vor- und Nachbereitung von Reisekostenanträgen und -abrechnungen von Gästen und Referenten
• Führung von digitalen Publikationslisten
• Unterschriftsreife Vorbereitung von interner und externer Korrespondenz der Geschäftsstelle
• Verwaltung des Ablagesystems und des E-Mail-Postfachs
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen
• Koordination mit Tagungsstätten, Technikern, Lieferanten
• Koordination mit Bewirtungsunternehmen
• Betreuung von Gästen - Hotelunterbringung, Personenbeförderung, Reiseplanungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Sachberichten und Finanzübersichten
• Vorbereitung von Daten zur Rechnungserstellung an externe Einrichtungen
• Einholen und Prüfen der Vollständigkeit von Abrechnungsunterlagen – z.B. Zeitnachweise, Belege für Mittelabrufe
• Mitarbeit bei projektbezogenen Abrechnungsverfahren mit dem Drittmittelmanagement
• Unterstützung im Projektcontrolling von Forschungsprojekten

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in englischer Sprache wünschenswert
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Teamkompetenz
• sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Kooperationspartnern
• Sehr gutes Organisationsvermögen und eine strukturierte systematische Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen
• Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft
• Ein gutes Verständnis der Abläufe in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Hochschulumfeld sind wünschenswert

Das dürfen Sie von uns erwarten:

• Gegenseitiger Respekt, Transparenz und Wertschätzung, wie Sie auch gerne auf www.kununu.com mit einem Score von 4,4 und 91 % Weiterempfehlung nachlesen können.
• Eine flexible Arbeitsgestaltung.
• Ein übertarifliche und leistungsgerechte Bezahlung mit Weihnachts- und Urlaubsgeld.
• Zuschuss zum ÖPNV.
• Eine individuelle und intensive Beratung durch unser familiäres Team – abgestimmt auf Ihren Lebenslauf und Ihre beruflichen Wünsche.
• Wir eröffnen Ihnen den beruflichen Weg in namhafte Unternehmen im Kölner Großraum mit guten Übernahmeoptionen.

Bruttogehalt/Jahr: 48.000 - 50.000

Wir haben Ihr Interesse geweckt oder Sie haben noch weitere Fragen?
Dann freuen wir uns über Bewerbungsunterlagen, eine Kontaktaufnahme per E-Mail oder rufen Sie uns einfach unter 0221 / 925 925 0 an. Wir freuen uns auf Sie! BEWERBEN SIE SICH NOCH HEUTE!