Wir, von Personal-komplett, verbinden Unternehmen mit den richtigen Talenten und begleiten Bewerbende aktiv auf ihrem Karriereweg. Als externe Personalabteilung bieten wir maßgeschneiderte Lösungen, die sowohl die individuellen Bedürfnisse unserer Kund*innen als auch ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. Unsere Leistungen umfassen Personalverwaltung, Personalsuche, Personalentwicklung und strategische Beratung. Mit einem starken Fokus auf Qualität und individuellen Ansätzen schaffen wir nachhaltige Verbindungen – regional und international. Unsere Beratung ist speziell auf den Mittelstand zugeschnitten – fair, transparent und flexibel nach Ihren Möglichkeiten.

Unser Mandant ist ein kulturell engagierter Träger mit einem vielfältigen Aufgabenspektrum im administrativen und organisatorischen Bereich. Im Zentrum stehen die Pflege musikalischer Angebote, die Betreuung von Abonnements sowie ein reibungsloser Ablauf interner Verwaltungs- und Finanzprozesse. Mit Sitz im Großraum Koblenz verfolgt das Team einen strukturierten, verantwortungsvollen Ansatz, bei dem Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für organisatorische Abläufe gefragt sind.

Zur Unterstützung dieses vielseitigen Arbeitsumfeldes suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine qualifizierte Persönlichkeit im Bereich Verwaltung und Rechnungswesen (m/w/x).

Ihre Aufgaben

Das wünschen wir uns von Ihnen:

Allgemeine Verwaltungsaufgaben:

• E-Mail-Korrespondenz organisieren und zuordnen

• Eingangsrechnungen erfassen, zur Prüfung weiterleiten und Zahlungen überwachen

• Telefonate entgegennehmen und Informationen dokumentieren

• Wiedervorlagen bearbeiten, Fristen kontrollieren und Folgeprozesse anstoßen

Rechnungswesen & Finanzverwaltung:

• Eingangsrechnungen vorbereiten und in laufende Listen einpflegen

• Firmen- und Privatkonten überwachen, Belege verwalten

• Fälligkeiten, Steuertermine und Zahlungen im Blick behalten

• Dokumentenablage in DocuWare

Spielzeitbezogene Aufgaben (Musikinstitut):

• Abonnementbestellungen per E-Mail prüfen und in Excel-Listen einpflegen

• Adressdaten erfassen und Änderungen aktualisieren

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen

• Besuche der Verkaufsstelle nach Bedarf

Monatlich wiederkehrend:

• Gehaltsabrechnungen (auch für Minijobber) vorbereiten und auf Richtigkeit prüfen

• Meldungen an Finanzämter vorbereiten

• Termine, Fristen und Reservierungen im Blick behalten

Ihr Profil:

Darauf freuen wir uns bei Ihnen:

Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit Microsoft Excel und idealerweise Erfahrung mit DocuWare

• Erfahrung in der Bearbeitung von Rechnungen und Korrespondenz

• Interesse an kulturellem Umfeld von Vorteil

• Freundliches, diskretes Auftreten und Organisationstalent

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Unser Angebot:

Darauf können Sie sich freuen:

• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Sinn

• Einblick in ein kulturelles und gemeinnütziges Umfeld

• Persönlicher Gestaltungsspielraum in einem kleinen, vertrauensvollen Team

• Langfristige Zusammenarbeit gewünscht