Das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie (MPI EVA) erforscht die Geschichte der Menschheit durch die vergleichende Analyse von Genen, Kulturen, kognitiven Fähigkeiten, Sprachen und sozialen Systemen vergangener und gegenwärtiger menschlicher Populationen sowie Gruppen dem Menschen nahe verwandter Primaten. Die Zusammenführung dieser Forschungsgebiete führt zu neuen Einsichten in die Geschichte, die Vielfalt und die Fähigkeiten der menschlichen Spezies. Das Institut vereint Wissenschaftler:innen verschiedenster Disziplinen, die sich von einem interdisziplinären Ansatz her mit der Evolution des Menschen beschäftigen.

Ihre Aufgaben

• Reiseplanung: Sie planen und koordinieren anspruchsvolle Forschungsaufenthalte in entlegenen Feldforschungsstationen sowie Konferenz- und Vortragsreisen effizient.
• Kommunikation und Korrespondenz: Sie korrespondieren verhandlungssicher auf Deutsch, Englisch und einer weiteren Fremdsprache, idealerweise Französisch, mit internen und externen Partnern auf der ganzen Welt.
• Dokumentenmanagement: Sie erstellen, bearbeiten und verwalten Dokumentationen, Berichte und Protokolle mit hoher Qualität und Sorgfalt.
• Schnittstellenmanagement: Sie pflegen und koordinieren die enge Zusammenarbeit mit Wissenschaftler:innen, Verwaltungsmitarbeiter:innen und externen Kooperationspartner:innen.
• Administrative Unterstützung: Sie stellen die reibungslose Organisation aller administrativen Prozesse der Abteilung sicher.
• Budgetkontrolle: Sie überwachen und verwalten das Abteilungsbudget in enger Abstimmung mit der Finanzabteilung.
• Onboarding & Personalprozesse: Sie sorgen für eine reibungslose Integration neuer Teammitglieder und unterstützen alle relevanten administrativen Prozesse.
• Eventorganisation: Sie planen und setzen internationale Konferenzen, Meetings und Workshops professionell um und koordinieren die Betreuung von Gästen.

Was Sie mitbringen

• Ausbildung & Erfahrung: Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Fremdsprachen, Büromanagement, etc. und verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise einem Sekretariat im wissenschaftlichen Umfeld .
• Sprachkenntnisse: Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; und sprechen eine weitere Fremdsprache, idealerweise Französisch.
• Organisationsgeschick: Sie arbeiten effizient, vorausschauend und sorgfältig, und priorisieren Aufgaben selbstständig
• Kommunikationsstärke & Diskretion: Sie treten sicher auf, sind serviceorientiert und absolut vertrauenswürdig. Sie legen Wert auf eine kollegiale Zusammenarbeit mit Ihrer Kollegin im Sekretariat und ergänzen sich optimal.
• Eigeninitiative & Belastbarkeit: Sie agieren proaktiv, flexibel und lösungsorientiert, auch bei hoher Arbeitslast .
• Technische Kompetenzen: Sehr gute Kenntnisse in MS Office, idealerweise Erfahrung mit Verwaltungssoftware und digitalen Tools.
• Teamgeist: Sie fühlen sich in einem internationalen Umfeld wohl und sehen sich als unentbehrliche Stütze eines global vernetzten Teams.

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselrolle an einem weltweit führenden Forschungsinstitut.
• Gestaltungsspielraum und eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten, internationalen Team.
• Flexible Arbeitszeiten und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre.
• Attraktive Vergütung gemäß Qualifikation und Aufgabenprofil bis zur Entgeltgruppe 9 TV EntgO Bund, inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund).
• Umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten durch die Max-Planck-Gesellschaft.
• 30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester (24.12. und 31.12.).
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) für Ihre Absicherung im Ruhestand.
• Deutschland-JobTicket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität.
• Einen mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz sowie kostenfreie Mitarbeitenden-Parkplätze.
• Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der Möglichkeit einer Verstetigung.

Vielfalt & Chancengleichheit

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