Verwaltungsmitarbeiter*in für die Betreuung der Leuphana Promotionsstipendien

23.12.2025

Die Leuphana Universität Lüneburg steht als humanistische, nachhaltige und handlungsorientierte Universität für Innovation in Bildung und Wissenschaft. Methodische Vielfalt, interdisziplinäre Zusammenarbeit, transdisziplinäre Kooperationen mit der Praxis und eine insgesamt dynamische Entwicklung prägen ihr Forschungsprofil in den Kernthemen Bildung, Kultur, Management/ Technologie, Nachhaltigkeit und Staat. Ihr internationales Studienmodell mit dem Leuphana College, der Leuphana Graduate School und der Leuphana Professional School ist deutschlandweit einmalig und vielfach ausgezeichnet.

Für die Leuphana Graduate School sucht die Universität zum 01.03.2026 eine verantwortungsvolle, motivierte und engagierte Persönlichkeit als

Verwaltungsmitarbeiter*in für die Betreuung der Leuphana Promotionsstipendien

(EG 9b TV-L, 25 % unbefristet)

Zusätzlich kann die Stelle bis zum 31.03.2029 um 10% aufgestockt werden. Im Rahmen des Masterprogramms ,,Erasmus Mundus in International Law of Security, Peace and Sustainable Development" werden außerdem im ersten Quartal 2026 voraussichtliche weitere Stellenanteile für die Verwaltung von Masterstipendien ausgeschrieben, mit denen ggf. eine Kombination möglich sein wird.

Die Graduate School der Leuphana Universität koordiniert gemäß des anglo-amerikanischen Modells der Graduate Education die Master- und Promotionsprogramme der Universität, gemeinsam mit den fünf Fakultäten und involvierten Serviceeinrichtungen. Um künftig auch die Prozesse der Vergabe von Promotionsstipendien für Professor*innen, Bewerber*innen und Stipendiat*innen an der Graduate School bedienen zu können, wird im Sommersemester 2026 ein sog. (PhD) Stipendienbüro aufgebaut, für das im Team der Graduate School ein*e Mitarbeiter*in gesucht wird, die eigenverantwortlich und engagiert die dazugehörigen Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben betreut.

Ihre Aufgaben:

• Beratung der Professor*innen zum Ausschreibungs- und Vergabeverfahren auf Grundlage der zugehörigen Richtlinie; Unterstützung bei internationalen Ausschreibungsverfahren größerer Stipendienvolumina
• Sicherstellen der Platzierung der Ausschreibung auf internen und externen digitalen Kanälen und Webseiten; Sammelausschreibung mehrerer Stipendien
• Kommunikation mit Bewerbenden, Promotionskommissionen und Studierendenservice bzgl. der Prozesse und formalen Voraussetzungen zum Erhalt des Stipendiums und zur Zulassung zur Promotion
• Betreiben und Pflege des zum Verfahren dazugehörigen digitalen Bewerbungsportals sowie Pflege einer Datenbank inkl. statistischer Auswertungen
• Versand sämtlicher Bescheide im Zusammenhang mit dem Stipendium sowie regelmäßige Prüfung dieser Unterlagen auf Aktualität, gemeinsam mit dem Justiziariat der Universität
• Prüfung und Verwaltung sämtlicher Nachweise im Falle von Kinderzulagen, Krankheit, Unterbrechung, Verlängerung, etc.
• Koordination des Verfahrens zur Buchungsanweisung (gem. mit Finanzservice der Leuphana)
• Prozesscontrolling aller in der zugehörigen Richtlinie festgelegten Rechte und Pflichten, u.a. möglicher Widerruf des Stipendiums und Abschlussbericht
• Unterstützung bei der Ausgestaltung der zum Stipendienbüro zugehörigen Inter- und Intranetseiten

Ihr Profil:

• Fach-/Hochschulabschluss (Bachelor) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufliche Erfahrung in der (Wissenschafts- )verwaltung / im Wissenschaftsmanagement, idealerweise mit Vergabe-/Verwaltungsverfahren von Stipendien
• Erfahrungen im Umgang mit digitalen Arbeitsweisen und -tools
• Sichere Anwendung der MS-Office-Produkte
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch, gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Englisch (letzteres mind. vergleichbar mit Niveau B2 des GER)
• Eigenständige Arbeitsweise, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie rasche Auffassungsgabe
• Hohe Eigenmotivation, Eigeninitiative und Flexibilität sowie Agilität
• Erfahrungen im Umgang mit den unterschiedlichen Statusgruppen einer Universität

Unser Angebot:

• ein inspirierendes Arbeitsumfeld als Teil der universitären Gemeinschaft aus Forschenden, Lehrenden, Studierenden und Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung,
• einen Arbeitsplatz an einem der schönsten Universitätsstandorte Deutschlands in einer echten Campus Universität mit einem international beachteten Zentralgebäude von Daniel Libeskind und dem direkt angrenzenden Naturschutzgebiet Wilschenbruch,
• eine hohe Sicherheit Ihres Arbeitsplatzes als Teil des Öffentlichen Dienstes,
• eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL),
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten innerhalb eines Zeitrahmens von 6 bis 21 Uhr,
• flexible und familienfreundliche Wechselmöglichkeiten zwischen Präsenzarbeit und mobiler Arbeit,
• ein umfangreiches internes und externes Weiterbildungsangebot,
• ein von der Universität gefördertes vielfältiges Sportangebot, das zur Gesundheitsförderung von Beschäftigten eine Stunde pro Woche während der Arbeitszeit wahrgenommen werden kann,
• ein von der Universität gefördertes gastronomisches Mittags- und Abendangebot in der Mensa,
• ein von der Universität gefördertes Deutschland- Ticket als Job-Ticket.

Ihre Bewerbung:

Für inhaltliche Rückfragen zur Stelle kontaktieren Sie gerne Dr. Anja Soltau, Leiterin der Graduate School ( anja.soltau @ leuphana.de // ab 08.01.26).

Die Leuphana Universität Lüneburg fördert die berufliche Gleichstellung der Geschlechter und die Heterogenität unter ihren Mitgliedern. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Übermitteln Sie bitte bis zum 18.01.2025 alle erforderlichen Unterlagen (bitte ohne Foto) über unser Bewerbungsportal . Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Lena Laackmann / 23.12.2025