Sachbearbeiter (m/w/d) Mannheim

Für ein strukturiertes kaufmännisches Umfeld in Mannheim suchen wir einen Sachbearbeiter (m/w/d), der Unterlagen sauber bearbeitet, Daten verlässlich pflegt und administrative Vorgänge sicher im Blick behält. Die Stelle passt zu Menschen, die gern ordentlich arbeiten, Fristen ernst nehmen und im Büroalltag nicht den Überblick verlieren.

Als Sachbearbeiter (m/w/d) in Mannheim unterstützen Sie interne Verwaltungs- und Büroprozesse, bearbeiten laufende Vorgänge, koordinieren Termine und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und Rückmeldungen an der richtigen Stelle zusammenlaufen. Im Tagesgeschäft kommt es darauf an, Themen sauber abzuschließen, offene Punkte nachzuhalten und Abläufe nachvollziehbar zu dokumentieren.

Ihre Aufgaben als Sachbearbeiter (m/w/d) in Mannheim

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stamm-, Kunden-, Auftrags- und Bewegungsdaten in internen Systemen und Verwaltungsprogrammen
• Prüfung eingehender Unterlagen, Formulare, Anträge, Bescheinigungen und Nachweise auf Vollständigkeit, Plausibilität und formale Richtigkeit
• Bearbeitung administrativer Vorgänge in der Sachbearbeitung, Büroorganisation und kaufmännischen Verwaltung
• Koordination von Terminen, Rückmeldungen und internen Abstimmungen mit Fachabteilungen, Kollegen und Ansprechpartnern
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie strukturierte Weiterleitung an zuständige Stellen
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, Rückmeldeterminen und offenen Vorgängen
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Bearbeitungsständen im laufenden Tagesgeschäft
• Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken, Berichten und internen Übersichten
• Pflege digitaler und physischer Ablagestrukturen nach internen Vorgaben und Dokumentationsstandards
• Abgleich von Informationen zwischen Unterlagen, internen Rückmeldungen und Systemeinträgen
• Nachhalten fehlender Angaben, Unterlagen oder Rückmeldungen, damit Vorgänge vollständig bearbeitet werden können
• Mitwirkung bei der Verbesserung von Büroabläufen, Verwaltungsprozessen und organisatorischen Standards, wenn Arbeitswege klarer, schneller oder sauberer aufgebaut werden können

Was Sie im Arbeitsalltag erwartet

• ein strukturierter Arbeitsplatz im Bereich Büro, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• klare Aufgabenbereiche mit festen Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Abläufen
• abwechslungsreiche Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten statt einseitiger Routinen
• enge Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern, Fachabteilungen und Kollegen
• ein Aufgabenfeld mit Fokus auf Datenpflege, Dokumentenprüfung, Terminorganisation und Fristenkontrolle
• ein Arbeitsumfeld, in dem Genauigkeit, Verlässlichkeit und saubere Prozesse geschätzt werden

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, zum Beispiel im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Bürokommunikation oder Sachbearbeitung
• erste praktische Erfahrung als Sachbearbeiter, im Backoffice, in der Verwaltung, im kaufmännischen Innendienst oder in der Büroorganisation ist von Vorteil
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere bei Schriftverkehr, Tabellen, Listen, Auswertungen und Dokumentenpflege
• strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise, auch wenn mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeitet werden müssen
• gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und sauber nachzuhalten
• klare Kommunikation in Wort und Schrift, damit Informationen verständlich aufgenommen, weitergegeben und dokumentiert werden
• sicherer und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Daten, vertraulichen Unterlagen und internen Informationen
• Deutsch in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und Abstimmungssicherheit, weil viele Vorgänge nur sauber laufen, wenn Informationen zuverlässig zwischen den beteiligten Stellen fließen
• Eigeninitiative und Lernbereitschaft, um sich auch in neue Themen, Systeme, Abläufe und interne Vorgaben zügig einzuarbeiten
• Verlässlichkeit im Tagesgeschäft, damit Fristen, Rückmeldungen und offene Punkte nicht aus dem Blick geraten

Ihre Vorteile bei Expert Select GmbH

• fester Arbeitsvertrag als Sachbearbeiter / in bei Expert Select GmbH
• Bezahlung nach dem GVP-Tarifvertrag
• regelmäßige tarifliche Lohnerhöhungen
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• freiwillige vermögenswirksame Leistungen
• bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
• kostenfreie Getränke während der Arbeitszeit
• Rabatte bei Sky, Amazon, Zalando und im Fitnessstudio
• Betriebsfeste und gemeinsame Veranstaltungen
• interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• hohe Übernahmewahrscheinlichkeit im Kundenunternehmen

So bewerben Sie sich als Sachbearbeiter (m/w/d) in Mannheim

Für den ersten Schritt reicht in der Regel Ihr Lebenslauf. Ein Anschreiben ist nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist, dass wir einen ersten Überblick über Ihre Erfahrung, Ihre Verfügbarkeit und Ihren möglichen Starttermin erhalten. Nach Eingang Ihrer Bewerbung melden wir uns zeitnah bei Ihnen zurück.

Über uns

Expert Select GmbH bringt bundesweit Menschen und Unternehmen zusammen. Wir arbeiten mit Betrieben, die verlässliche Prozesse, klare Kommunikation und stabile Arbeitsplätze bieten. Für Sie bedeutet das feste Ansprechpartner und einen nachvollziehbaren Bewerbungsablauf.

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