Ihr Aufgabengebiet

• Sie unterstützen die Geschäftsführung professionell und vorausschauend im Tagesgeschäft und übernehmen die Organisation, Koordination und Begleitung von Terminen, Besprechungen, Reisen und Veranstaltungen
• Sie bereiten Besprechungen inhaltlich und organisatorisch vor und nach, erstellen Unterlagen sowie Präsentationen und verfolgen vereinbarte Maßnahmen
• Sie übernehmen die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache und koordinieren Informationen, Anfragen und Abstimmungen zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern
• Sie erstellen Auswertungen, Übersichten, Protokolle und Entscheidungsvorlagen
• Sie übernehmen eigenverantwortlich Aufgaben zur Durchführung und Unterstützung von Projekten, erkennen Potenziale in administrativen Abläufen und bringen Ideen für eine effiziente Zusammenarbeit ein
• Sie koordinieren Rollen und Aufgaben der Geschäftsleitung, beispielsweise im betrieblichen Vorschlagswesen (Ideenwerkstatt)
• Sie nutzen digitale Anwendungen und KI-gestützte Werkzeuge unterstützend zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Optimierung von Arbeitsprozessen

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise bringen Sie mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren verantwortungsvollen Tätigkeit im internationalen Umfeld mit
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig, vorausschauend und selbstständig, setzen Prioritäten sicher und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick
• Sie bringen Organisationsgeschick, Teamgeist, eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie eine serviceorientierte Arbeitsweise mit
• Sie sind offen für neue Technologien und Arbeitsweisen und handeln stets diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sie kommunizieren klar, freundlich und professionell – schriftlich wie persönlich – und arbeiten serviceorientiert mit unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern zusammen
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, arbeiten sich schnell in digitale Tools ein und bringen idealerweise erste Erfahrungen im Einsatz moderner KI-Technologien mit