Klarheit schaffen. Abläufe sichern. Entscheidungen vorbereiten.

Sie mögen es, wenn kaufmännische Themen geordnet, Informationen sauber aufbereitet und Prozesse verlässlich nachgehalten werden? Sie arbeiten gern mit Zahlen, Fristen und Dokumenten – und möchten gleichzeitig nah an der kaufmännischen Leitung agieren? Dann ist diese Position eine sehr passende Schnittstellenrolle.

Für ein zukunftsorientiertes Unternehmen im öffentlichen Energiesektor suchen wir eine Assistenz Management Office & Governance (m/w/d), die Organisationstalent, kaufmännisches Verständnis und strukturiertes Vorgehen zusammenbringt.

Ihr Verantwortungsbereich

1. Unterstützung der kaufmännischen Leitung (operativ & koordinativ)

• Unterstützung bei laufenden Themen sowie bei ausgewählten Sonderaufgaben
• Planung, Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Fristen
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Übersichten (u. a. mit Excel und PowerPoint)

1. Gremien- und Unterlagenarbeit

• Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen für Aufsichtsrat und interne Gremien
• Pflege einer nachvollziehbaren Dokumentation inkl. Versionsständen, Ablage- und Freigabelogik
• Organisation von Sitzungen/Terminen inkl. Agenda- und Unterlagenmanagement

1. Prüfungen, Revisionen, Zusammenarbeit mit Schnittstellen

• Koordination externer Prüfungen und Revisionen (Termine, Unterlagen, Abstimmungen)
• Kommunikation mit Fachbereichen, externen Partnern und Dienstleistern
• Unterstützung in Projekten sowie bei Dienstreisen und Veranstaltungen, wenn erforderlich

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftsnahes Studium
• Erste Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder kaufmännischen Schnittstellenrolle (öffentlich/energiebezogen ist ein Plus)
• Sorgfalt im Umgang mit Zahlen, Dokumenten und kaufmännischen Abläufen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
• Arbeitsstil: strukturiert, eigenständig, verlässlich im Nachhalten – auch wenn mehrere Themen parallel laufen
• Klare Kommunikation und gute Zusammenarbeit im Team
• Deutsch sehr sicher; Englischkenntnisse sind hilfreich

Rahmenbedingungen

• Unbefristete Beschäftigung in einem stabilen Umfeld des öffentlichen Energiesektors
• Vergütung in Anlehnung an den TVöD bzw. vergleichbare Strukturen
• 30 Urlaubstage (bei 5-Tage-Woche)
• Flexible Arbeitszeiten; Teilzeit nach Absprache möglich
• Systematische Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsoptionen
• Betriebliche Altersvorsorge und Angebote zur Gesundheitsförderung
• Offene, wertschätzende Zusammenarbeit und kurze Abstimmungswege
• Ein Arbeitsplatz mit gesellschaftlicher Relevanz und langfristiger Perspektive

Über SEARCH4

Willkommen bei SEARCH4 Global – einer Marke der S4G Talent Solutions GmbH! Wir kombinieren modernste KI-Technologie mit über 22 Jahren Recruiting-Expertise, um nationale und internationale Fachkräfte wie dich passgenau mit innovativen Unternehmen zu vernetzen. Effizient, transparent und grenzüberschreitend.

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Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.