Office Coordinator (m/w/d)

Deine Rolle

Unser Gensler München Team sucht einen erfahrenen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstützt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir arbeiten.

Du fühlst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohl, in dem Proaktivität und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Du bist in der Lage, dich schnell an unsere Kultur, unsere Führungskräfte und Teams zu gewöhnen und kannst dich in unseren verschiedenen Ressourcen und Wissensnetzwerken zurechtzufinden. Als offener, kommunikativer Mensch fällt es Dir leicht, dich auch mit unserem Berliner Team zu vernetzen, das Du bei einigen administrativen Aufgaben unterstützen wirst. Du bist in München tätig und berichtest an den Studio Director des Münchner Büros.

Dein Verantwortungsbereich:

• Aktive Unterstützung und enge Zusammenarbeit mit der Studioleitung bei operativen Aufgaben zu Studioinitiativen, längeren Projekten sowie Terminkoordination von Principal / Senior Members für beide Standorte
• Allgemeines Büromanagement
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Reisen
• Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten, Präsentationen in InDesign für beide Standorte, Analysen und Statistiken
• Abwicklung der Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache für Projekte sowie Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (IT, Finance, HR)
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen & Kundenterminen, und Koordination von Inhouse-Veranstaltungen für beide Standorte
• Koordinierung von externen Dienstleistern und Kommunikation mit Hausverwaltung

Deine Qualifikationen:

• Mindestens 5 Jahre + Erfahrung in der Dienstleistungsbranche oder in einer ähnlichen Funktion
• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind unerlässlich
• Liebe zum Detail, hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Termintreue sowie gute Fähigkeiten zur Priorisierung.
• Gute Kenntnisse in Photoshop/Bluebeam und Indesign sind von Vorteil
• Kenntnisse von Workday und Salesforce sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv zu handeln

Werde Teil unseres Teams in München und bring deine Visionen zum Leben.

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