• Unser Kunde ist ein Medizintechnik- und Radiochemieunternehmen aus Garching bei München, das sich auf eine nicht-invasive Hautkrebstherapie mit dem Radioisotop Rhenium-188 spezialisiert hat. Die Firma entwickelt, produziert und vermarktet Geräte und Materialien für diese Therapieform und zählt zu den führenden Anbietern im Bereich epidermaler Radioisotop-Behandlungen
• Der Assistant / Office Manager übernimmt eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs im Büro der Geschäftsführung sowie innerhalb der gesamten Organisation
• Die Position vereint umfassende administrative und organisatorische Unterstützung mit dem täglichen Office Management
• Sie erfordert ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke, ein professionelles Auftreten sowie die Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit höchster Diskretion zu behandeln

Ihre Vorteile:

• Spannendes, innovatives Umfeld mit internationalem Flair
• Geplante Übernahme in Festanstellung bei unserem Kunden
• Kontinuierliche Betreuung während des Kundeneinsatzes
• Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
• Hohes Maß an Eigenverantwortung
• Homeoffice-Möglichkeit
• Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
• Attraktive, leistungsorientierte Vergütung

Ihre Aufgaben:

• Verwaltung des Kalenders, der Termine und der Reiseplanung der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Besprechungsunterlagen
• Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Telefonate, Briefe) und Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern
• Unterstützung bei Projektkoordination, Recherche und Datenerhebung zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen
• Pflege vertraulicher Unterlagen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Organisation
• Verantwortung für den täglichen Büroablauf, einschließlich Telefonmanagement, allgemeiner Korrespondenz und Empfang von Gästen
• Koordination der Büroorganisation, Besprechungsräume und Veranstaltungsplanung sowie Abwicklung der Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Behörden
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation von Kosten, Belegen und Rechnungen
• Unterstützung von Sales, Marketing, Operations und weiteren Abteilungen bei bürobezogenen Aufgaben sowie Organisation interner und externer Meetings, Konferenzen und Firmenveranstaltungen
• Vorbereitung von Agenden, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-dos sowieo Professionelle Repräsentation des Unternehmens im Gästemanagement und in der Kommunikation mit Stakeholdern

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im Umfeld von Medizintechnik, Pharma oder kleinen Unternehmen.
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
• Hohe Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace (Excel/Sheets, Word/Docs, PowerPoint/Slides, Outlook/Calendar)
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und serviceorientierte Arbeitsweise
• Selbstständige, proaktive und detailorientierte Arbeitsweise

Über Hays:

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahr

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