Assistenz / Sekretär*in (m/w/d)

Wir suchen für das Stadtmuseum zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, in Teilzeit (19,5 Wochenstunden) eine*n

Das Stadtmuseum Münster zeigt die Geschichte der Stadt Münster von den Anfängen bis zur Gegenwart. Kernstück ist die Schausammlung, die über zwei Etagen einen Überblick über die münsterische Stadtgeschichte bietet. In zahlreichen Sonderausstellungen werden spezielle Themen und Aspekte der lokalen Kultur- und Kunstgeschichte vorgestellt. Für das Vorzimmer des Stadtmuseums suchen wir eine Assistenz, die neben typischer Sekretariatsarbeit auch bei organisatorischen und verwaltenden Tätigkeiten im Stadtmuseum unterstützt.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie übernehmen diverse Aufgaben der Büroorganisation und -kommunikation zur Unterstützung der Amtsleitung. Hierzu gehört es auch, einfache Routine-Schreiben selbständig zu verfassen sowie den Telefonservice, die Terminkoordination, die Materialbeschaffung, die Postbearbeitung und den -versand zuverlässig sicherzustellen.
• Ihre IT-Kenntnisse unterstützen Sie bei der digitalen Rechnungsbearbeitung und Umsetzung entsprechender Workflows sowie bei der Pflege von Datenbanken.
• An der wöchentlichen Dienstbesprechung nehmen Sie teil und protokollieren die Ergebnisse.
• Sie pflegen fristgerecht Vorlagen für die Beratung in politischen Gremien im Sitzungsdienstprogramm Session ein.
• Ihre organisatorischen Fähigkeiten bringen Sie bei der Vorbereitung und Bewirtung museumspädagogischer Veranstaltungen sowie der Unterstützung von Fördervereinen ein.

Sie haben Interesse an der Stelle oder Fragen zum Aufgabengebiet? Für weitere Informationen steht Ihnen Matthias Frieds gerne zur Verfügung.

Ihr Profil

• Sie haben eine dreijährige kaufmännische oder bürotechnische Berufsausbildung abgeschlossen und bringen eine mindestens einjährige Berufserfahrung in Tätigkeiten als Sekretär*in bzw. Assistenz mit.

Ihre Kompetenzen

• Ihr Arbeitsstil ist geprägt durch gute koordinierende Fähigkeiten sowie eine sorgfältige, eigenverantwortliche und teamorientierte Arbeitsweise.
• Sie sind IT-affin und bereit, sich auch in unbekannte Programme zeitnah einzuarbeiten.
• Ihre Persönlichkeit zeichnet sich durch freundliches, verbindliches Auftreten und ausgeprägte Kund*innenorientierung sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.
• Da wir viele internationale Gäste bei uns begrüßen dürfen, freuen wir uns, wenn Sie auch in Englisch gut mündlich und schriftlich kommunizieren können.

Unser Angebot

• Transparente tarifliche Bezahlung: Tarifbeschäftigte erhalten ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 des TVöD, das bedeutet je nach Berufserfahrung zwischen 1.673,28 € und 1.909,63 € brutto (bei 19,5 Wochenstunden).
• Planbarkeit: Sie arbeiten und vertreten sich im Team mit einer weiteren Kollegin. Damit Ihre Arbeitszeiten sich ergänzen, ist Ihr Einsatz montags und dienstags ganztägig sowie jeden zweiten Freitag halbtägig geplant.
• Mobilität: Ob ÖPNV oder Fahrrad - wir unterstützen die klimafreundliche Mobilität unserer Mitarbeitenden durch Angebote wie das "JobTicket" oder die Möglichkeit des Fahrradleasings.
• Verkehrsgünstiger Standort in der Innenstadt: Sie arbeiten im Herzen von Münster, in unmittelbarer Nachbarschaft zum Prinzipalmarkt und der historischen Altstadt. Dank bahnhofsnaher Lage erreichen Sie in wenigen Gehminuten Busse und Bahnen.

Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Jennifer Schulte vom Personal- und Organisationsamt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 21.09.2025 über unseren Online-Bewerbungsmanager. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter.

Hinweis

Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.