Sachbearbeiter*innen Sekretariat Standesamt (m/w/d)

Für das Amt für Bürger- und Ratsservice, unbefristet, Teilzeit (19,5 Wochenstunden), E06

In Münster sagen jedes Jahr mehr als 1500 Paare „Ja“ zueinander. Diese Zeremonien begleitet das Sekretariat des Standesamtes von der Vorbereitung der Trauung über den persönlichen Kontakt bis hin zur Archivierung der entsprechenden Dokumente. Für diesen außenwirksamen Arbeitsplatz suchen wir nun Ihre aufgeschlossene und freundliche Persönlichkeit.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie unterstützen die Standesbeamt*innen bei ihren Tätigkeiten in den Trausälen des Lotharinger Klosters.
• Eigenverantwortlich bereiten Sie die Eheschließungen inkl. aller Urkunden sowie Erklärungen vor und sorgen nach der Trauung für die entsprechende Archivierung.
• Sie nehmen die Hochzeitspaare mit ihren Trauzeug*innen und weiteren Gästen freundlich in Empfang.
• Die vorzulegenden Ausweisdokumente prüfen Sie und kontrollieren, ob die für das Paar vorbereiteten Urkunden und Erklärungen übereinstimmen und vollständig sind.
• Ggfs. bearbeiten Sie auch letzte, spontane Änderungen zur Namensführung in der Ehe im Fachprogramm autista.

Ihr Profil

• Sie besitzen eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische (z. B. Kaufmann*frau für Büromanagement) oder bürotechnische (z. B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r) Berufsausbildung.
• Von Vorteil ist es zudem, wenn Sie bereits Berufserfahrung im Rahmen von Assistenz-/Sekretariatstätigkeiten erworben haben.

Ihre Kompetenzen

• Mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen können Sie sicher umgehen und sind motiviert, sich schnell in das Fachprogramm autista einzuarbeiten.
• Hinsichtlich der sensiblen Daten bringen Sie einen ausgeprägten Sinn für Diskretion und Verschwiegenheit mit.
• Sie sind aufgeschlossen und haben große Freude daran, diesen besonderen Tag für die Paare mitzugestalten.
• Ihre gute Kommunikations- und Teamfähigkeit ergänzen Sie um Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit.