Sie möchten in einem internationalen Arbeitsumfeld durchstarten und suchen eine abwechslungsreiche administrative Rolle mit klaren Verantwortlichkeiten? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Als Fleet Administrator & Facilities Services Assistant unterstützen Sie die Bereiche Fuhrpark, Reise/ Kreditkartenmanagement und Facility Services durch administrative und kaufmännische Tätigkeiten. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zu Einkauf, Reise agentur, internen Kunden und externen Dienstleistern und tragen dazu bei , dass die Prozesse reibungslos funktionieren.

Die Position eignet sich ideal für Berufseinsteiger:innen ebenso wie für Kandidat:innen mit erster Berufserfahrung, die sich fachlich weiterentwickeln möchten. Wir suchen ein motivierte s und zuverlässige s Teammitglieder , um das Team im Facilities Services & Real Estate Bereich zu unterstützen . Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld .

Aufgaben:

Fuhrpark-, Reise & Kreditkarten Bereich

• Administrative Betreuung des Firmenfuhrparks inklusive Poolfahrzeuge

• Vertragsverwaltung (Leasing, Versicherungen, Wartung, Schadenmanagement)

• Koordination und Verwaltung der Poolfahrzeugnutzung und -verfügbarkeit

• Pflege und Koordination von Inspektionstermine der Poolfahrzeuge

• Koordination bei Fahrzeugbestellungen, Übergaben und Rückgaben

• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei fahrzeugbezogenen Themen

• Pflege von Fahrzeug und Fahrerdaten in internen Systemen

• Unterstützung bei Fuhrpark Reports , Kostenkontrolle und Auswertungen

• Schnittstelle zum Einkauf für Fleetmanagement (Fuhrpark, Reise, Kreditkarten)

• Abstimmung / Austausch mit externen Dienstleistern

• Erstellung und Pflege von Übersichten, Reports und administrativen Auswertungen

• Kreditkarten Administration -Administrative Verwaltung von Firmenkreditkarten

• Unterstützung bei Ausgabe, Änderungen und Sperrungen von Kreditkarten

• Bearbeitung und Klärung kreditkartenbezogener Anfragen

Facilities Services Bereich

• Kaufmännische Unterstützung des Facilities Service -Bereichs

• Auslösen und Nachverfolgung von Bestellungen für Dienstleistungen und Materialien

• Prüfung, Kontierung und Bearbeitung eingehender Rechnungen

• Klärung von Abweichungen mit Lieferanten und internen Ansprechpartnern

• Pflege von Bestell-, Vertrags- und Rechnungsunterlagen

• Unterstützung des Teams bei der Verwaltung von Projekten und Aufgaben

• Mitwirkung bei der Organisation interner und externer Veranstaltungen

• Verwaltung von Daten und Unterlagen

• Z usammenarbeit mit anderen Abteilungen und Lieferanten

• Unterstützung Back-up von Vertragsfirmen am Standort

Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

• Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie SAP

• Hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit

• Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten

• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen

• Gute Organisations - und Zeitmanagementfähigkeiten

• Sehr gutes Selbstmangement sowie überdurchschnittliche organisatorische Fähigkeiten

• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und Eigeninitiative

• Hohes Interesse an persönlicher Weiterentwicklung und -bildung

• Erfahrungen im Fuhrparkmanagemnt von Vorteil