Technische Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Paderborn, Remote

Teilzeit, 20 Stunden pro Woche - Arbeitszeiten nach Rücksprache

Auf diese Stelle bewerben (https://rtc-rath-gmbh.jobs.personio.de/job/2751069/apply)

Deine Aufgaben

• Projektunterstützung: Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt durch die Übernahme von administrativen Aufgaben tatkräftig bei der Begleitung technischer Projekte.
• Korrespondenz und Kommunikation: Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz, dazu gehört das Verfassen anspruchsvoller E-Mails, das Erstellen von Briefen, die Beantwortung von Telefonanrufen sowie die Weiterleitung wichtiger Informationen an die richtigen Ansprechpartner.
• **Terminplanung und -koordination: **Du organisierst Termine mit Kunden, Geschäftspartnern und dem Team und pflegst dazugehörige Kalendereinträge.
• **Daten- und Dokumentenmanagement: **Du erfasst und aktualisierst Informationen in Datenbanken bzw. unseren internen Systemen und gewährleistest die strukturierte Ablage bzw. Archivierung. Dazu zählen auch technische Zeichnungen, Pläne, Prüfberichte und Leistungsverzeichnisse.
• Büroorganisation und Materialverwaltung: Die Erledigung klassischer administrativer Tätigkeiten gehören zu deinem Tagesgeschäft, dazu gehören die Postannahme und -bearbeitung sowie die rechtzeitige Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial.
• **Reporting und Datenmanagement: **Du erstellst aussagekräftige Berichte für die Geschäftsführung, pflegst die digitale und analoge Dokumentenablage, digitalisierst Unterlagen und prüfst Rechnungen.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zum Baugewerbe, der Bauindustrie oder einer vergleichbaren Branche
• Erste praktische Erfahrungen im administrativen Bereich, z.B. im Assistenz- oder Projektumfeld, ist von Vorteil.
• Strukturiertes, konzeptionelles Denken und offene Kommunikation sind für dich selbstverständlich, du arbeitest proaktiv und trägst so zur effektiven Zusammenarbeit bei.
• Du bist zuverlässig, sehr gut organisiert und in der Lage, auch unter Termindruck deine Aufgaben zu priorisieren.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, präzise und mit einem hohen Qualitätsanspruch, sehr selbstständig, auch ohne engmaschige Kontrolle.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit ERP-Software oder AVA-Programmen ist ein Bonus, aber kein Muss.
• Du bist empathisch, diskret und hast ein hohes Maß an Integrität, du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und bewahrst auch in stressigeren Phasen eine gesunde Portion Gelassenheit.
• Du suchst eine Teilzeitstelle bzw. eine Werkstudententätigkeit mit rund 20 Stunden pro Woche.
• Dein Wohnort liegt idealerweise im Umkreis von Paderborn.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift rundet dein Profil ab.

Wir bieten:

• Praktische Einblicke in das Projektgeschäft: Du erhältst wertvolle Einblicke in den Bahninfrastrukturbau und bist aktiv an der Projektbearbeitung beteiligt.
• Flexibles Arbeiten und Home-Office: Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten, die sich mit deinem Studium vereinbaren lassen, sowie die Möglichkeit, Teile der Arbeit im Home-Office zu erledigen.
• Einsatz moderner Tools: Du arbeitest mit innovativen Software-Tools und kann so du deine technischen Kenntnisse erweitern und lernst den professionellen Umgang mit branchenrelevanter Technologie.
• Karriereperspektiven: Bei uns findest du eine verlässliche Teilzeit- bzw. Werkstudentenstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten. Du erhältst Raum für eigene Ideen und Verantwortung ab dem ersten Tag – mit der Perspektive auf eine Festanstellung oder weiterführende Karrieremöglichkeiten bei uns.

Über uns

Wir, die RTC-Rath GmbH, sind ein familiengeführtes Bauingenieurbüro und stellen die Weichen in Deutschlands (Eisen-)Bahninfrastrukturprojekten auf Erfolg. Als Remote-First-Company vereinen wir jahrzehntelange Erfahrung im Infrastrukturbau mit modernen Arbeitsmethoden und -modellen. Wir setzen auf Teamplayer und meistern in agilen Teams die Projekte unserer Kunden – von der Planung bis zur Inbetriebnahme.

Teamwork steht dabei an oberster Stelle. Wir legen besonderen Wert auf eine respektvolle und freundschaftliche Zusammenarbeit. Ab dem ersten Tag übernimmt bei uns jedes Teammitglied Verantwortung und bringt seine Perspektiven auf Augenhöhe ein. Mit unserem Remote-First-Ansatz fördern wir Eigenverantwortung und ermöglichen ein hohes Maß an Flexibilität – sowohl zeitlich als auch örtlich.

Unser Ziel:** **Jedes Teammitglied in die Lage zu versetzen, seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen und gleichzeitig eine gesunde Work-Life-Balance beizubehalten.

Das klingt spannend? Dann werde Teil unseres Teams und bewirb dich noch heute!

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.