Verwaltungsassistentin der Geschäftsleitung (m/w/d)

Organisationstalent gesucht – digital, strukturiert und mit Überblick!

Wir sind ein ambulanter Pflegedienst mit Herz und Verantwortung. Damit unsere Pflegekräfte sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die bestmögliche Versorgung unserer Patienten –, braucht es im Hintergrund eine Verwaltung, in der die Fäden zuverlässig zusammenlaufen.

Dafür suchen wir eine engagierte, mitdenkende und strukturierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung im Tagesgeschäft unterstützt, administrative Prozesse steuert und Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen.

Wir arbeiten digital, setzen auf moderne Büroabläufe und suchen eine Mitarbeiterin, die unsere Prozesse aktiv mitgestaltet und auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick behält.

Ihre Aufgaben – Sie halten die Fäden zusammen

• Assistenz der Geschäftsleitung: Organisatorische und administrative Unterstützung sowie Koordination laufender Aufgaben und Abläufe
• Telefon- und Kommunikationsmanagement: Freundliche und professionelle Kommunikation mit Patienten, Angehörigen, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern
• Personalverwaltung: Pflege der Personalstammdaten, Verwaltung der Personalunterlagen sowie Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten
• Patientenverwaltung: Digitale Erfassung, Pflege und Aktualisierung der Patientenstammdaten und zugehörigen Verwaltungsunterlagen
• Tourenplanung: Erstellung, Anpassung und Koordination der Tourenpläne unter Berücksichtigung der personellen und organisatorischen Gegebenheiten
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung und Überwachung des Fuhrparks, Koordination von Wartungs- und Serviceterminen sowie Bearbeitung und Dokumentation von Unfällen und Schadensfällen
• Qualitätsmanagement: Mitarbeit bei der Umsetzung, Pflege und Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagements sowie Unterstützung bei der Einhaltung interner Standards und Vorgaben
• Kassenbuchführung und Buchhaltung: Sorgfältige Erfassung und Pflege des Kassenbuchs sowie digitale Buchung und Dokumentation in DATEV
• Digitale Büroorganisation: Bearbeitung des digitalen Schriftverkehrs, Dokumentenmanagement, strukturierte Ablage und zuverlässige Informationsweitergabe
• Allgemeine Verwaltung: Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben, die einen reibungslosen Betriebsablauf sicherstellen

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in der Verwaltung, Organisation oder Assistenz, gerne im Gesundheits- oder Pflegebereich
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen, MS Office und modernen Verwaltungsprogrammen
• Idealerweise Kenntnisse in DATEV sowie Erfahrung in der Kassenbuchführung
• Eine sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, ein freundliches und verbindliches Auftreten, ein gepflegtes Erscheinungsbild sowie ein hohes Maß an Loyalität, Diskretion und professioneller Umgangsform.
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Personal- und Patientendaten
• Freude daran, mitzudenken, Lösungen zu finden und Verwaltungsabläufe aktiv mitzugestalten

Das bieten wir Ihnen

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen
• Digitale Arbeitsabläufe und moderne Verwaltungsstrukturen
• Eine strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten
• Ein wertschätzendes Team und eine Tätigkeit mit Sinn
• Eine langfristige berufliche Perspektive sowie eine faire, leistungsgerechte Vergütung

Sie behalten den Überblick, denken mit und packen gerne an?

Sie verbinden Organisationstalent mit digitalem Verständnis, arbeiten sorgfältig und möchten mit Ihrer Arbeit dazu beitragen, dass Pflege und Verwaltung Hand in Hand funktionieren?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Verwaltung unseres ambulanten Pflegedienstes aktiv mit.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.