Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das weltweit größte Institut, das sich auf Einsteins Vermächtnis – die Allgemeine Relativitätstheorie und darüber hinaus – spezialisiert hat. An unseren Standorten Potsdam und Hannover arbeiten über 400 Mitarbeitende aus Wissenschaft, Technik und Verwaltung.

Am Standort Potsdam suchen wir in Vollzeit und unbefristeter Anstellung eine*n

Koordinatorin (Verwaltung) für Gebäudemanagement & Infrastruktur, unbefristet, Vollzeit*

Unsere zentrale Verwaltung – bestehend aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement – arbeitet eng und serviceorientiert mit unseren Wissenschaftler*innen und technischen Teams zusammen. Ein kollegiales Miteinander, flache Hierarchien und eine lösungsorientierte "Can-do"-Mentalität prägen unsere Arbeitskultur.

Ihre Aufgaben:

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die fachliche Leitung des Sachgebiets "Allgemeine Dienste" und verantworten ein breites Spektrum an infrastrukturellen, organisatorischen und sicherheitsbezogenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der Verwaltungsleitung. Dazu gehören insbesondere:

• Gebäudemanagement & Bauunterhalt: Planung, Koordination und Überwachung von Maßnahmen in Zusammenarbeit mit Campustechnik, Bauabteilung, externen Dienstleistern und Verwaltungsleitung.
• Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz: Organisation des Arbeitssicherheitsausschusses, Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, Schnittstelle zu Betriebsarztpraxis, Sicherheitsfachkraft und Brandschutzbeauftragten; Dokumentation und Kommunikation über das Intranet.
• Reinigungsmanagement: Steuerung und Qualitätssicherung der Unterhalts- und Glasreinigung am Institut und im Gästehaus; Beauftragung von Sonderleistungen; Mitwirkung an Ausschreibungen.
• Führung & Teamverantwortung: Fachliche Leitung von zwei Reinigungskräften (Institut und Gästehaus) und einer studentischen Hilfskraft.
• Interne Dienste: Organisation und Betreuung von Möblierungen, Büromaterial, Reinigungs- und Sanitärbedarf, Schließsystemen, Wasserspendern sowie Meldung technischer Reparaturbedarfe an die Campustechnik.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungs-, Immobilien- oder Gebäudemanagementbereich oder vergleichbare Qualifikation oder Berufserfahrung.
• Organisationsgeschick, Lösungsorientiert, Flexibilität, Zuverlässigkeit, ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office und EDV.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kenntnisse in Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutz und Facility Management sind wünschenswert.

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Spitzenforschungsinstitut.
• Offene, kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine Kultur des Miteinanders.
• Flexible Arbeitszeiten, Fort- und Weiterbildungsangebote, Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Das Entgelt richtet sich nach der auszuübenden Tätigkeit und erfolgt je nach Aufgabenprofil bis zur Entgeltgruppe 9b gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechenden Regelungen des öffentlichen Dienstes.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter https://www.aei.mpg.de. Für Rückfragen steht Ihnen unser kommissarische Verwaltungsleiter, Mike Rose, gerne zu Verfügung: vw.leiter@aei.mpg.de (https://javascript:void(location.href='mailto:'+String.fromCharCode(118,119,46,108,101,105,116,101,114,64,97,101,105,46,109,112,103,46,100,101)))

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis zum 07.09.2025 (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse u.a. Nachweise) ohne Lichtbild, die Sie bitte in einem einzigen PDF-Dokument bündeln und ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal einreichen: https://jobs.aei.mpg.de/232/koordinator-in-gebaeudemanagement-infrastruktur/apply (https://jobs.aei.mpg.de/232/koordinator-in-gebaeudemanagement-infrastruktur/apply)

Bitte beachten Sie die Datenschutzbestimmungen unter: https://www.aei.mpg.de/515110/privacy-policy (https://www.aei.mpg.de/515110/privacy-policy)

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.