Business Process Manager (w/m/d)

In dieser bereichsübergreifenden Funktion gestalten, dokumentieren und optimieren Sie zentrale Geschäftsprozesse und stellen sicher, dass fachliche Anforderungen, organisatorische Vorgaben und technische Lösungen effizient ineinandergreifen. Sie schaffen Transparenz über End-to-End-Prozesse, treiben Digitalisierungs- und Transformationsinitiativen voran und sorgen dafür, dass organisatorische Kontrollanforderungen sowie Governance-Vorgaben wirksam und nachhaltig in den Prozessabläufen verankert werden.

Dabei agieren Sie als koordinierende Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT, Governance-Funktionen und externen Partnern und begleiten Veränderungsvorhaben von der fachlichen Analyse über die Konzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Business Process Management

• Definition, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessstandards sowie der übergreifenden Process Governance
• Analyse, Modellierung und Optimierung von Ist- und Soll-Prozessen entlang der gesamten Wertschöpfungskette (End-to-End)
• Durchführung von Prozessanalysen sowie Ableitung und Umsetzung nachhaltiger Optimierungsmaßnahmen unter Berücksichtigung fachlicher, organisatorischer und regulatorischer Anforderungen
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einer konsistenten und transparenten Prozesslandschaft
• Definition und Abstimmung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen über verschiedene Fachbereiche hinweg
• Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen, Arbeitsanweisungen und fachlichen Konzepten
• Unterstützung der Fachbereiche bei der Einführung, Umsetzung und nachhaltigen Verankerung effizienter Prozesse

Transformation & Digitalisierung

• Steuerung und aktive Mitwirkung bei Digitalisierungs- und Transformationsinitiativen mit Fokus auf Prozessautomatisierung, Datenflüsse, Reportingprozesse und Systemintegration
• Analyse und Übersetzung fachlicher Anforderungen in strukturierte Prozess-, Daten- und Lösungskonzepte in enger Zusammenarbeit mit Fachbereichen und IT
• Fachliche Begleitung von Systemeinführungen, Migrationen sowie Weiterentwicklungen bestehender Anwendungen und Plattformen
• Identifikation von Standardisierungs- und Automatisierungspotenzialen zur nachhaltigen Steigerung von Effizienz, Transparenz und Prozessqualität
• Unterstützung der operativen Bereiche bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse
• Sicherstellung einer ganzheitlichen Betrachtung von Prozessen, Daten und Systemen im Rahmen von Veränderungsvorhaben

Prozessdesign & Kontrollanforderungen

• Sicherstellung der Berücksichtigung organisatorischer, regulatorischer und interner Vorgaben bei der Gestaltung und Anpassung von Geschäftsprozessen
• Integration prozessimmanenter Kontrollpunkte in das Prozessdesign, beispielsweise durch Freigabemechanismen, Vier-Augen-Prinzipien, Plausibilitätsprüfungen, Systemvalidierungen, Berechtigungsprüfungen oder Eskalationswege
• Abstimmung prozessbezogener Anforderungen mit den zuständigen Governance-, Risiko- und Compliance-Funktionen
• Analyse von Prozessänderungen hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Prozessabläufe, Kontrollpunkte, Datenflüsse und organisatorische Schnittstellen
• Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen sowie Sicherstellung einer transparenten Dokumentation von Prozessen, Prozessänderungen und Kontrollpunkten
• Unterstützung interner und externer Prüfungen durch die Bereitstellung aktueller Prozessdokumentationen und Nachweise

Schnittstellenmanagement & externe Partner

• Abstimmende und koordinierende Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Governance-Funktionen, IT und externen Dienstleistern
• Moderation und Koordination bereichsübergreifender Workshops zur Anforderungsaufnahme, Prozessgestaltung und Lösungsentwicklung
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Technologiepartnern im Rahmen von Prozess-, IT- und Digitalisierungsinitiativen
• Unterstützung bei der Bewertung, Auswahl und Einführung externer Lösungen aus fachlicher Sicht
• Förderung einer konsistenten und integrierten Prozess-, Daten- und Systemlandschaft
• Sicherstellung eines transparenten Informationsaustauschs zwischen allen relevanten Stakeholdern

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Business Process Management, Organisationsmanagement, Business Analysis oder in bereichsübergreifenden Transformations- und Digitalisierungsvorhaben
• Fundierte Erfahrung in der Analyse, Dokumentation und Optimierung komplexer Geschäftsprozesse
• Erfahrung in der fachlichen Konzeption und Umsetzung von Prozess- und Systemänderungen sowie der Übersetzung fachlicher Anforderungen in praxistaugliche Lösungen
• Gute Kenntnisse gängiger Methoden und Standards der Prozessmodellierung, idealerweise BPMN 2.0
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT, Governance-Funktionen sowie externen Dienstleistern
• Ausgeprägtes Verständnis für Prozessautomatisierung, Datenflüsse, Systemlandschaften und organisatorische Kontrollmechanismen
• Fähigkeit, regulatorische, organisatorische und technische Anforderungen in effiziente, nachvollziehbare und nachhaltig umsetzbare Prozesslösungen zu überführen
• Idealerweise Erfahrung in regulatorisch geprägten Organisationen, insbesondere im KVG-, Asset-Management-, Fonds-, Banken-, Versicherungs- oder Immobilienumfeld
• Erfahrung in Transformations-, Migrations- oder Systemeinführungsprojekten von Vorteil
  Strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise verbunden mit hoher Umsetzungsorientierung
• Ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Stakeholder-Management-Kompetenz
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege in einem professionellen, aber kollegialen Umfeld
• Verantwortung von Anfang an: abwechslungsreiche Aufgaben in kleinen, spezialisierten Teams mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsführung
• Attraktives Gesamtpaket: Neben einem leistungsorientierten Gehalt bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge (bAV), ein bezuschusstes Betriebsrestaurant, kostenlose Parkplätze in der Tiefgarage sowie Zugang zu einem firmeneigenen Fitnessraum
• Flexibles Arbeiten: Neben unserem Büro im Münchener Süden bieten wir die Möglichkeit zu Mobile Working, um Beruf und Privatleben bestmöglich zu vereinbaren
• Individuelle Weiterentwicklung: strukturierte Einarbeitung, gezielte Weiterbildung und klare Entwicklungsperspektiven

Positionierung der Rolle

Der Business Process Manager verantwortet die Gestaltung, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse. Die Rolle stellt sicher, dass organisatorische und regulatorische Anforderungen wirksam in den Prozessen umgesetzt werden und entsprechende Kontrollpunkte im Prozessdesign verankert sind.

Die Verantwortung umfasst insbesondere die Ausgestaltung von Prozessabläufen, Freigabeschritten, Vier-Augen-Prinzipien, Validierungen und sonstigen organisatorischen Kontrollmechanismen. Die Definition regulatorischer Anforderungen, Kontrollziele, IKS-Methodiken sowie Aufgaben der Compliance-, Risikomanagement- oder Internal-Audit-Funktion sind ausdrücklich nicht Gegenstand dieser Rolle. Dies erfolgt in enger Abstimmung mit den jeweils zuständigen Funktionen.