Mitarbeiter Vorstandssekretariat (m/w/d)

Your tasks:

• Unterstützung und Entlastung von drei Vorstandsmitgliedern in allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen
• Termin- und Reisemanagement: Koordination und Überwachung der Kalender der Vorstände; Planung, Buchung und Nachbereitung von Geschäftsreisen
• Sitzungs- und Gremienorganisation: Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Meetings, Workshops und ggf. Aufsichtsratssitzungen; Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz; Schnittstelle zu internen Abteilungen, Tochtergesellschaften und externen Partnern; Auftraggebergerechte Erstellung von Schriftsätzen in deutscher und englischer Sprache
• Repräsentative Aufgaben: Empfang und Bewirtung von Gästen; Begleitung von Vorstandsterminen; Eventorganisation, z. B. Hauptversammlungen, internationale Konferenzen, Unternehmensveranstaltungen
• Projekte & Sonderaufgaben: Übernahme von Ad hoc Aufgaben und Projekten, insbesondere mit internationalem Bezug oder grenzüberschreitender Kommunikation; ggf. Unterstützung bei der Umsetzung von Unternehmensinitiativen

Your profile:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss; idealerweise mit Zusatzqualifikation (z. B. in Assistenz, Office Management, Business Administration)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, vorzugsweise auf Vorstands /Geschäftsführungsebene
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); idealerweise Erfahrung mit modernen Collaboration Tools sowie elektronischem Dokumenten-/Archivmanagement
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Service Orientierung und ein sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft; Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen und auch außerhalb üblicher Bürozeiten zu arbeiten, wenn dies erforderlich ist

We offer you:

• Attractive compensation package (Christmas and vacation bonuses as well as performance-related pay)
• 30 vacation days and a company bridging day regulation
• Special leave days according to collective agreement (e.g. for relocation, marriage, birth,...)
• Possibility of mobile working
• Social benefits such as collectively agreed pension plan or occupational disability insurance

Contact:

Hannah Sassnink, +49(8252)97-2093