Stellenbeschreibung

Mitarbeiter/in Backoffice Wärmepumpe / Auftragskoordination (m/w/d)
Standort: Schwanewede
Unternehmen: Wischhusen Haustechnik GmbH
Bereich: Wärmepumpe / Privatkunden
Wir bauen unseren Wärmepumpenbereich weiter aus und suchen eine zuverlässige, strukturierte Persönlichkeit, die unsere Projekte im Hintergrund organisiert und dafür sorgt, dass Kunden, Technik und Montage jederzeit gut abgestimmt sind.
Wichtig ist, dass du gern organisierst, den Überblick behältst und Dinge konsequent zu Ende bringst.

Deine Aufgaben

Du bist die organisatorische Schaltstelle unseres Wärmepumpenbereichs und arbeitest eng mit Geschäftsführung, Vertrieb, Projektleitung und Monteuren zusammen.
Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Vor-Ort-Termine für unsere Wärmepumpenkunden koordinieren
• Projektteams in Microsoft Teams anlegen und pflegen
• Kunden- und Projektdaten sauber erfassen und aktuell halten
• Angebote und Aufträge organisatorisch begleiten
• BzA- und Förderunterlagen vorbereiten bzw. nachhalten
• Kunden bei organisatorischen Fragen betreuen
• offene Punkte und Fristen nachhalten
• Montage- und Inbetriebnahmetermine koordinieren und eintragen
• Serviceaufträge in unserer Handwerkersoftware anlegen
• Dokumente in PDS, Trello und MS Teams korrekt ablegen
• prüfen, ob für die nächste Projektphase alle notwendigen Unterlagen vorhanden sind
• standardisierte Kundenmails und Terminbestätigungen versenden
• nach Fertigstellung Bewertungen, Garantieanmeldungen und spätere Wartungstermine nachhalten

Das solltest du mitbringen

Wichtiger als ein bestimmter Berufsabschluss sind für uns deine Arbeitsweise und deine Persönlichkeit.
Du passt gut zu uns, wenn du:

• sehr strukturiert und zuverlässig arbeitest
• gern organisierst und koordinierst
• Aufgaben konsequent nachhältst
• Kunden freundlich und verbindlich betreust
• auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick behältst
• sicher mit Outlook, Excel und Microsoft Teams umgehen kannst
• keine Scheu vor digitalen Tools und neuen Abläufen hast
• selbstständig arbeitest und mitdenkst
• klar kommunizieren kannst
• Freude daran hast, Ordnung in Abläufe zu bringen

Erfahrung aus SHK, Handwerk, Bau, Kundendienst, Projektassistenz oder Auftragsabwicklung ist hilfreich, aber keine zwingende Voraussetzung.
Was dich bei uns erwartet

• ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten regionalen Familienunternehmen
• ein moderner und stark wachsender Geschäftsbereich
• direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• klare Prozesse und Zuständigkeiten
• kurze Entscheidungswege
• ein kollegiales Team
• umfassende Einarbeitung in unsere Systeme und Abläufe
• die Möglichkeit, den Wärmepumpenbereich aktiv mit aufzubauen
• ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz zwischen Organisation, Kundenkontakt und Projektkoordination